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邮件使用规范

邮件使用规范

（一）需要发送邮件的情况

（二）邮件格式——标题、正文、结尾签名

（三）邮件的使用——收件、发件、回复

（四）使用邮箱的好习惯、坏习惯

目录

正式工作报告

部门之间事务往来

通知

知识推荐和信息传递

没有见面交流条件的其他交流内容

难以简单用口头表达说明清楚的事项

（一）需要发送邮件的情况

通常人们会根据主题判断邮件的重要性

一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理

主题应该简单、明确地概括邮件的内容

可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35个字）来描述邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件内容。

面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who)

可适当使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便用“紧急”之类的字眼。

回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。

（二）邮件格式

邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨，主题是邮件的“身份标识”

例：征图新视（江苏）科技有限公司8月财务报表

（Who)（When)(What)

（二）邮件格式

2、正文格式：称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语，都不应省略

1）称谓+礼貌用语：

如：XXX(名字），您好！

XXX总、XXX经理（名字+职位），您好！

XXX先生（女士），您好！

2）内容

字号：可以事先设置文字大小，一般10-12号字

字体：一般选择宋体，黑色

3）结尾客套语

如：Sincerely!

BestRegards!

顺祝商祺！

新建邮件

点击“签名”

点击“个人信纸”

编辑“字体”，设置字号、字体

保存、关闭

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。

如果对方有职务，一般职务尊称对方，如”X总”“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方

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（二）邮件格式

3、正文内容编排：

原则：要事第一，结论在前，分析在后

使用收信人容易接受的口吻陈述内容

内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；

根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；

如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；

合理利用图片，表格等形式来辅助陈述；

对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；

如果写英文邮件，特别注意要区分大小写

小贴士~

明确日期与时间：

补充资料：

时间：标明上下午：下午8:30

采用24小时表示法：20:30

日期：下周三（2012/03/07）

下个月（2012年3月）

注意时差：

同国外通信时，说明按哪国时间为标准：东京时间20:30

（二）邮件格式

4、附件：

提醒收件人查看附件

合理命名附件

附件通常不超过2M，最大不超过5M

特殊格式附件，告知收件人打开方式

注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表

附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

（二）邮件格式

5、结尾签名

对方可以清楚的知道发件人信息

Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分

正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应更加明显

例：

XXX

征图新视(江苏)科技有限公司研发中心视觉系统部

地址：常州市武进经济开发区锦华路258-6号

总机电话：0519

传真：0519新建邮件

点击“签名”

点击“电子邮件签名”

编辑签名，设置字号、字体

保存、关闭

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公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）

邮件使用——收件

（三）邮件使用——发件

搞清楚TO，CC，BCC，FW，FYI

TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定