账款管理办法.doc

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账款管理办法

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第一条凡销货或服务收入均应开立统一发票，并依序填入当天“销货报告”或“服务收入报告”中，同时过入“人名别应收账款明细卡”中，不得漏开、短开或多开。

第二条遇销货退回或重开发票时，均应将原开统一发票的收执联收回作废，并填制“销货退回通知单”，以赤字填入当天的“销货报告”或“服务收入报告”中列为其减项，同时在备注栏中注明原开发票日期，并过入“人名别应收账款明细卡”中。

第三条遇销货退回应于销货发生的60天内依规定手续向当地税捐稽征机关办理抵缴，如超过60天者不得办理抵缴已缴的营业税及印花税。故遇有销货退回或发票重开而其日期超过60天以上者，应由客户赔偿税捐损失；退货或发票遗失其原因如系外务员疏忽所致，则税捐损失应责由外务员负责赔偿。

第四条于销货当天若未能收回账款时，交货人(送达统一发票者)应与客户约定收款日并将填妥的“统一发票签收单”，交由会计员妥善保管，“统一发票签收单”应具备下列各要点：

1.交货人(送达统一发票者)于“统一发票签收单”上签名。

2.经办人(成绩归属者)于统一发票副联签名。

3.填明约定收款日期及约定付款条件。

4.客户正式盖章后其签收人签名。

第五条每笔未收款均应附有“统一发票签收单”。若有销货当天未交出该签收单或缺少规定要件的记载等情事，会计员应于次日上班早会前报由单位主管纠正，务必按规定办理，否则应由单位主管签名负责。

第六条会计员收回“统一发票签收单”后，应即将其“约定收款日”及“付款条件”逐笔登载于“人名别应收账款明细卡”的有关各栏中备查。

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第七条会计员应将“统一发票签收单”按“约定收款日”的先后秩序排列妥为保管，遇有携出收款时应设登记簿由取单者签名备查，若于当天未能收回账款时应即向取单者收回注销登记。

第八条凡账款约定收款日到达者，会计员应主动转告账款归属人或请单位主管派员前往收取。如有客户要求延期付款情事发生时，前往收款人应将重新更改约定收款日填明于“统一发票签收单”中，并将该单交回会计员注销登记，及更改“人名别应收账款明细卡”上的记载。

第九条凡应收账款其约定收款日不得超过一个月，若有超过此一期限者，会计员应报备单位主管在签单上签字同意。

第十条账款收回时，会计员应即将其填入当天“出纳日报表”的“本日收款明细表”栏中，并过入“人名别应收账款明细卡”中，凭此销账及备查。

第十一条收回现金者，应于当日或翌日上班时如数交会计员入账，若有延迟缴回或调换票据缴回者，均依挪用公款议处；收回票据的开票人若非与统一发票抬头相同者，应经同一抬头客户正式背书，否则应责由收款人亲自在票据上背书，并注明客户名称备查，若经查明该票据非客户所交付者，即视同挪用公款议处。

第十二条票据到期日距统一发票开立日期不得超过30天者，其超过30天以上者应由经办人填具“交货通知(请示)单”并依权责划分办法处理。凡账款以分期付款方式收回时，应由经办人提出与客户所立的合约书经单位主管呈报执行副总经理核准。

第十三条凡销货退回或前开发票作废者，若未取回原开发票收执联作废者，不得重开统一发票，惟经书面呈报总经理特准者不在此限。

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第十四条每月3日应详填“各员未收款明细表”(净额)两份，由经办人逐笔亲自签名承认未收，其约定收款日据统一发票开立日期超过1个月以上者并应注明原因，填妥后一份寄总公司财务部查核，一份呈报单位主管加强催收。

第十五条“各员未收款明细表”总合计的金额应与月底当天的收款明细表的本日未收款余额的数字相符，逾期1个月及2个月以上未收款明细表随同“各员未收款明细表”一并呈报。

第十六条凡遇客户恶性倒闭，或收回票据无法兑现或未事先言明，而于收款时尾款不付等情事，无法取得客户正式签属的“销货折让证明单”时，均视同坏账处理。坏账的发生，除按外务人员待遇办法等规定的赔偿办法办理外，该笔交易的成交奖金不准发给，其已发给者则应予追回。第十七条凡为维护市价事先与客户约定高开发票销货折让者，或事后同意客户尾款不付等情事发生，除应报请单位主管同意外，并应取得销货折让证明单，详填原因，由客户证明实收金额及证实签章后，交回各单位会计员处，该笔交易原交易应办退回同时再记一笔实收金额的销货记录，其销货折让后的金额若低于最低价者，仍须补办低价请示手续。成交奖金之计算则依实售金额计算。

第十八条本办法由财务部呈总经理核准公布后实施，修订时同。

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