《社会保险电子档案管理规范》.docxVIP

ICSCCS

01.140.20A14

14

山西省地方标准

DB14/T3399—2025

社会保险电子档案管理规范

2025-04-16发布2025-07-16实施

山西省市场监督管理局发布

DB14/T3399—2025

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4基本要求 2

5归档范围 2

6收集 2

7整理 2

8检测归档 3

9移交 3

10保管 3

11服务利用 3

附录A（规范性）社会保险电子档案元数据方案 4

参考文献 8

II

DB14/T3399—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由山西省人力资源和社会保障厅提出、组织实施和监督检查。

山西省市场监督管理局对本文件的组织实施情况进行监督检查。

本文件由山西省人力资源和社会保障标准化技术委员会(SXS/TC25)归口。

本文件起草单位：山西省社会保险局。

1

DB14/T3399—2025

社会保险电子档案管理规范

1范围

本文件规定了社会保险电子档案管理的基本要求、归档范围、收集、整理、检测归档、移交、保管、服务利用。

本文件适用于社会保险电子档案的管理和利用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T22239信息安全技术网络安全等级保护基本要求

GB/T22240信息安全技术网络安全等级保护定级指南

GB/T25058信息安全技术网络安全等级保护实施指南

GB/T25070信息安全技术网络安全等级保护安全设计技术要求

GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

GB/T31599—2015社会保险业务档案管理规范

GB/T31914电子文件管理系统建设指南

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T58—2014电子档案管理基本术语

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T93—2022电子档案移交接收操作规程

LD/T03社会保险业务档案元数据规范

3术语和定义

DA/T58—2014界定的术语和定义适用于本文件。

3.1

电子档案

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[来源：DA/T58—2014,2.2]

3.2

元数据

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

[来源：DA/T58—2014,2.16]

2

DB14/T3399—2025

4基本要求

4.1管理原则

应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用和安全可控的原则。

4.2管理机构

4.2.1业务经办部门负责做好经办服务事项电子文件的收集、整理、检测归档、移交工作。

4.2.2档案管理部门负责制定经办服务事项电子文件归档范围、分类目录和保管期限表，提出电子文件归档功能要求、做好经办服务事项电子档案保管、服务利用工作。

4.2.3信息化部门负责电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。

4.3设施设备

应设置和配备满足电子档案采集和安全管理的设施和设备。

4.4管理制度

应建立健全维护电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，且支持电子档案收集、整理、检测归档、移交、保管、服务利用等全流程管理的制度体系。

4.5电子档案管理系统

4.5.1应使用社会保险电子档案管理系统对社会保险电子文件及元数据进行综合管理。

4.5.2社会保险电子档案管理系统的建设应符合GB/T31914、GB/T29194、LD/T03的规定，并将电子文件归档要求嵌入业务系统，实现电子文件自动归档。

4.5.3应采取权限管理、实名账号管理、信息安全管理等有效的技术手段，确保其信息安全和保密。

5归档范围

5.1应按照GB/T18894、GB/T31599的规定确定电子文件归档范围、电子档案