南昌航空大学学术会议会展明确任务.docx

明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：?

1．会议预算落实。确定了会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位等后，根据相关需求制定会议预算和方案，会议相关经费该走流程的，走流程，该按招标流程来执行的，按规定；?

2．?落实参会人员。统计汇总会议人员名单，必要时对情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，为报到收费做足充足准备的工作。?

3．预订酒店会议室。会议时间确定之后，要立即与酒店销售经理联系，预订好酒店房间、就餐、会场会议室，并请酒店销售人员协助做好沟通、协调摆放等先期准备工作。

4．编印会议资料。根据会议主题，准备好会议相关的纸质和电子资料，每个座位席放置会议资料1份、签字笔1支。纪念册、定制笔记本、伴手礼等是否配套视情况而定。若需，用公司定制纸袋装好放于最右侧角落，会议结束赠送来宾。会议横幅视情况张挂。

5．制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题和内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、方便管理、利于安全。?

6．会场布置搭建。主要指主席台及附属设施的布置，有需要搭建舞台、灯光音响设备，按指定时间布场。总体要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。

一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议的格调和氛围，是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上就座人数、方便领导出入以及主席台大小等多方面因素。

二是附属设施调试。主要有音响、灯光、投影设备。根据会议需要安排适量话筒并在合适位置摆放，逐一提前试音，确保每只话筒都能正常使用。需要播放乐曲的要提前试播一次，最好进行备份，确保万无一失。检查会场内照明灯具有无损坏，如有损坏，需要提前修理更换；要提前准备好摄像、话筒电源。有投影演示时要提前预演一次，并视需要及时调节灯光。?

7.制作摆放桌签台卡。根据最终确定的参会人员名单，制作桌签；要认真核对全场桌签，防止遗漏、重复和出现错别字。依据文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。桌签摆放完成后要及时制作会场座位图，打印后放置会场方便查阅。?

8.组织调度会议用车。视会议需要借用或租用车辆，并安排专人负责车辆调度，对乘车人员进行统计、清点，防止迟到、遗漏，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。