2024大型活动标准化执行手册.pptx

大型活动标准化执行手册

(精编)

Manual

ForLargeEvents

MANUALDESCRIPTION

02、活动环节一：信息沟通

ACTIVITYLINK1:INFORMATIONCOMMUNICATION

03、活动环节二：方案制定

ACTIVITYLINK2:PLANFORMULATION

04、活动环节三：开会分工

ACTIVITYLINK3:DIVISIONOFLABOR

05、活动环节四：活动筹备

ACTIVITYLINK4:EVENTCOORDINATION

06、活动环节五：全体排练

ACTIVITYLINK5:REHEARSAL

07、活动环节六：现场执行

ACTIVITYLINK6:SITEEXECUTION

08、活动环节七：会后跟进

ACTIVITYLINK7:FOLLOWUPAFTERTHEMETING

09、工作人员礼仪

STAFFETIQUETTE

目录

本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣

传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密

的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。

本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、

现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执

行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美

的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

项目接洽策划方案

项

开拓整合资源规

范专业执行构建完善模式

执行管控流程

现场图片及录像

客户评价

执行人员评估

项目宣传推广

资料收集反馈给客户并保存归档

朋友圈发文/微信公赑推文/抖音/快手/小红书同步推广

人员分工

物料准备

现场流程

物料申请审核流程经费申请付款采购------

成本清单反馈

执行总结

项目执行

项目统筹

项目负责项目管理流程

项目职责构架

文案策划

商务

部

项目执行人

前期

设计

项

外

面

图

3L

工作流程

准备工作

主要工作要求内容说明，洽谈重点

业务部

执行配合

1.初步接触

●提前提供客户需求表

·对方企业官网，宣传ppt,微信公众号及相关资料

●了解其公司企业文化，企业背景、规模、相关产品

及产品卖点等

·本公司自有优势资源，活动经验，案例讲解

·了解项目规模，场地及其可操作性

·了解合作方关键人物，组织机构，合作意向，资金条件

·了解对方初步想法和建议

勘察场地

拍摄场地实景图测

量场地使用面积绘

制场地规划图

2.细节洽谈

●公司案例展示PPT文档(辅以项目宣传视频/图文链接等，可多维度展示公司实力)

●项目初步策划案构架(包括：活动主题方向，活动形式，主要内容建议；执行流程安排，大体预算等)

●预约项目汇报时间及地点(根据项目大小，预留一周时间进行项目策划)

●讨论策划案，获取客户对项目的具体要求及意见

●获知项目的着重点及难点

·客户倾向性

物料造价预算成

本预测工程预

测

3.项目汇报

●根据客户要求进行开展创意的策划案

·检查策划执行方案，宣传方案，预算明细

·准备汇报手提电脑，方案PPT文档(备用辅助展示方案其他视频资料等)

·方案打印，盖章装订成册(投标使用)

·汇报流程安排：主讲人，答疑人

●项目汇报

●合同条款认定

物料材质讲解

工安全解答供

商调度

项目流程

施座

工作内容

注意事项

业务部

(设计部及执行)

场地勘察

了解可使用区域/规划活动动线/场地方限制/卸货通道

设计师，项目负责人，项目执行人

拍摄场地图

外场通道(局部及全景)/舞台(局部及全景，注意现场条件限制情况)/内场全厅

设计师，项目执行人

测量面积

实际场地面积/长宽高

搭建区域面积/局部物料摆放位置不可用区域/预留通道

设计师，项目执行人

注：所有勘察结果形成文件形式存档，现场图片整理归档(文件名：场地地址/使用厅):外内场地尺寸形成电子版文件归档(标注实际场地尺寸及使用面积尺寸)

项目执行配合细则

项目推进

创意方案

(头脑风暴)

形成方案

确认

推进周报

任务分工

参与部门

讨论重点

会后工作

任务分工

初次策划会议

业务部联络人，项目负责人，活动策划，执行统筹

■项目背景，需求

■是否值得继续跟进

■项目立项

■活动概念和形式

■头脑风暴-创意收集与分析

■撰写初步策