新编大学计算机基础教程 课件 3.7 长篇文档的处理.pptx

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3.7长篇文档的处理

3.7.1文档的显示

页面视图

阅读版式视图

Web版式视图

大纲视图

草稿视图

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

格式刷

用鼠标去刷要复制格式的其它文本

注意：单击格式刷，只能复制格式一次；

双击格式刷，可以复制格式多次。

选定已有格式的文本

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

样式

样式：是已设置好字符和段落格式的一个组合，使

用样式可使不同段落具有相同的格式设置。

样式类型：标准样式、用户自定义样式。

“开始”选项卡→“样式”组

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

样式

“样式”

窗格

启动按钮

新建样式前将光标置于设置好格式的段落中

“开始”选项卡→“样式”组

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

样式

新建样式

自动更新

新建样式名称

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

样式

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

文档模板

使用模板可以快速创建出外观精美、格式专业的文档，Word2010提供了多种模板，用户可以根据具体的应用需要选用不同的模板。下面举例说明

Office2010已将MicrosoftOfficeOnline上的模板嵌入到了应用程序中，以使用户可以在新建文档时快速浏览并选择适用的模板使用。

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3.7长篇文档的处理

3.7.2快速格式化

文档模板

“文件”选项卡

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等长文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。

此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

编制目录

文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。

若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入目录。

1．手动创建文档目录

2．自动创建文档目录

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

编制目录

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

编制目录

当创建文档目录后，如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录功能。

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

编制索引

为了能够在文档中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。

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效果显示

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3.7长篇文档的处理

3.7.3编制目录和索引

编制索引

标记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本插入标记。

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3.7长篇文档的处理

3.7.4文档的修订与批注

修订

修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。

1．使用修订

2．在修订过程中使用批注框

3．显示以供审阅

4．设置显示标记

5．审阅窗格的使用

6．接受或者拒绝修订

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3.7长篇文档的处理

3.7.4文档的修订与批注

批注

在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过Word的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用Word2010的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。

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3.7长篇文档的处理

3.7.4文档的修订与批注

批注

批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。

1．创建批注

2．删除批注

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3.7