《秘书实务》课件_4时间管理课件.ppt

LOGO第二节秘书时间管理一、秘书时间管理的原则确立个人的价值观设立明确的目标改变态度遵循20：80定律减少工作流程黄金时段效率二、秘书时间管理的方法（一）时间“四象限”法（二）计划管理（四）汇报直奔主题（六）安排“不被干扰”时间（七）十五分钟工作术（三）考虑不确定性（五）一气呵成和间作套种（八）善于授权三、秘书时间管理的工具

（一）时间管理工具的演变备忘录记事簿规划表计划表自然法则罗盘理论第一代第二代第三代第四代第三节上司日程安排

一、时间表的编制

（一）时间表的分类年计划表（1）（2）月计划表（3）周计划表（4）日程表（5）单项重要工作事项预订表（二）编制时间表的注意事项1．进行预约2．顺序的先后与时间的分配3．时间上留有余地4．内外兼顾5．提高效率6．事先同意7．适当保密秘书工作日志与主管工作日志比较.doc二、约会的时间管理（一）秘书提醒上司（二）访客和会议时间的控制下面你来试一试1.手忙脚乱的秘书实践训练周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开展工作，弄手忙脚乱，临近下班时仍有部分工作没有完成。（1）给某客户打电话，与对方联系上司下周四将与他约会的事宜；（2）复印下午部门经理会议所要讨论的报告，每人1份（共8人，每份10页），完成会议日程表的编制；（3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；（4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；（5）拆封、分类、传递今天收到的邮件；（6）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡等；（7）为上司预定周末去天津的机票；（8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅；（9）在做以上事情的同时，她还接待了三位访客，接了若干次电话。实训要求：假如你是小周，你将怎样利用时间高效地完成这些工作？根据这一内容，完成一份秘书工作日志。秘书工作日志时间日志内容备注8:00-8:30完成下午会议日程表的编制。8：35-9:00复印下午部门经理会议所要讨论的报告，复印一份将给某客户的答复信以备存，将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存。报告每人1份（共8人，每份10页）9:00-9:20给某客户打电话，与对方联系上司下周四将与他约会的事宜；为上司预定周末去天津的机票。9:30-10:00布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡等。10:10-10:30拆封、分类、传递今天收到的邮件。邮寄给某客户的答复信。邮寄原件10:40将财务部新发的办公经费报销规定原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。10:50-11:10向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。11:10-12:00接待访客若干人次，接传电话若干。事情按照轻重缓急原则安排；同类事情集中安排，以提高效率；邮局上午十点才送来邮件，故收发安排在十点以后。2.调整日程表的方法老总这几天日程安排得满满的，今天上午十点与天津的客户谈判，今天下午三点到市环保局向汪局长介绍公司节能新产品；明天上午九点半在长城饭店与美国QEC公司的代表谈合作，明天下午二点公司开例会……上午十一点钟，美国QEC公司的老总的秘书安娜来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回国，所以，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。实训要求：按照上述情况演练调整上司的日程表。调整后的日程表星期时间工作内容地点备注周一……周二10：00-11：0015:00-17：00与天津的客户谈判与美国QEC公司的代表谈合作公司大会议室长城饭店更改下午安排，分别与环保局、美国QEC公司电话协商周三9:00-10:0014:00-16:00到市环保局向汪局长介绍公司节能新产品公司开例会市环保局公司大会议室周四……*长期以来,我们对ppt的认识主要来自于个人的摸索，所以我们拿着问题百出的作品时还会沾沾自喜；偶尔，我们还被一些演示大师的说教束缚了头脑,其实，那些观点并不完全符合中国的实际。让我们一起颠覆那些守旧的看法，追寻ppt的真谛。这些经验之谈看起来有理有据，其实正是它们束缚了我们的手脚，让我们裹足不前；时代在飞速前进，没有一成不变的教条，没有放之四海皆准的框框。要做出卓越的ppt，要让我们的演示脱颖而出，首先，我们要做的是突破。LOGO*长期以来,我们对ppt的认识主要来自于个人的摸索，所以我们拿着问题百出的作品时还会沾沾自喜；偶尔，我们还被一些演示大师的说教束缚了