管理沟通PPT课件第九章书面沟通.pptxVIP

Part9笔头沟通

了解笔头沟通的类型、特点解笔头沟通的障碍；掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构；0203学习要点：

所谓笔头沟通，指利用笔头文字作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。

例：丰田的跨部门沟通大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。几个报告的回合，大部分问题已解决。

书面沟通的优点：容易记录，并可长期保留；可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突；易于大规模传播，且不易“污染”；讲究逻辑性和严密性；可以反复推敲、修改，直到满意为止；

书面沟通缺点

2018耗费时间长；012019信息反馈速度慢；022020无法运用情景和非语言要素；032021有时人们不愿意阅读书面的东西；042022你无法了解你所写的内容是否被人阅读05

根据沟通渠道的不同：纸张传真电子邮件电子会议系统

受众导向的文字组织原则010203受众对信息的第一反应受众到底需要多少信息以何种方式编辑信息以激发受众兴趣

1、受众对信息的第一反应

用主题句向受众表明信息的重要性把实施的内容尽量简化表达设定一个可行的截止日期信息越短越好01.02.03.04.

受众到底需要多少信息受众对于主题知道多少受众对于信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息

3、以何种方式编辑信息以激发受众兴趣

2开头先讲你们之间的共同之处3观点要清楚明确1把好消息放在第一段4写作风格友善，适合听众

4C：写作过程正确(Correct)

清晰(Clear)

完整(Complete)

简洁(Concise)

写作过程

1．Gatherinformation收集资料

files,articles,books,financialstatements,interviewingbytelephone,worldwideweb,CD-ROMs,intranetdatabases,brainstorming,freewriting,etc.

Organizeyourthoughts组织观点1Batching分组2Concluding筛选3Headlining归纳标题4Strategicordering有策略地编排5写作过程

Focusthemessage提炼材料01Imaginethereaderskimming设想读者只是浏览02“Nutshell”yourideas概括你的观点03“Teach”yourideas灌输你的观点04Usethe“elevator”technique使用“电梯间谈话”技巧05Usethe“priceperword”technique使用“惜字如金”技巧06写作过程

Draftthedocument起草文章1Composeinanyorder不要拘泥于写作顺序2Avoidediting不要边写边改3Gettypedcopy使用打印件4Scheduleatimegap安排时间间隔5写作过程

Editthedocument修改文稿

Editforstrategy从策略上进行修改

Editformacroissues从宏观上进行修改

Editformicroissues从微观上进行修改

Editforcorrectness就正确性进行修改写作过程

信函是商务文书的最主要形式1商务信函关系到形象问题2信函是商务沟通的重要工具3三、商务信函

商业信件

1．书信的风格

2．信件的布局

3．写信的一些技巧：

(1)写信当如面读

(2)开头的技巧

(3)如何结尾

(4)书写字体

(5)信函礼貌

(6)信封书写

商业函件商务信函

××公司××部经理先生：

这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。

希今后加强往来，并请给予大力支持！

特此书面表达感谢之意！

此致

致礼