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建业集团印章管理制度

一、总则

（一）目的

为加强建业集团印章管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于建业集团总部及所属各子公司、分公司。

（三）印章定义

本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。

二、印章的刻制与启用

（一）印章刻制

1.新成立的公司或部门需要刻制印章时，由相关负责人填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权人批准。

2.申请表经批准后，由行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。

3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并进行登记备案。

（二）印章启用

1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经公司法定代表人或授权人批准后，方可启用。

2.印章启用时，行政部门应将启用日期、启用范围等信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布公告。

3.印章启用后，原印章如有需要废止，应按照印章废止程序进行处理。

三、印章的保管

（一）保管原则

1.印章应指定专人保管，确保印章安全。

2.印章保管人员应具备责任心强、工作认真负责等条件。

3.印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。

（二）保管职责

1.公司公章、法定代表人章由董事长办公室指定专人保管。

2.财务专用章由财务部门指定专人保管。

3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。

4.部门章由各部门负责人指定专人保管。

5.印章保管人员应建立印章保管台账，详细记录印章的领取、使用、归还等情况。

（三）保管要求

1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。

2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。

3.印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，由交接双方和监交人签字确认。

四、印章的使用

（一）使用范围

1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等。

2.法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关文件、信函、合同、协议等。

3.财务专用章用于公司财务收支、银行结算等相关业务。

4.合同专用章用于公司签订的各类合同、协议等。

5.部门章用于各部门内部的文件、通知、报表等。

（二）使用流程

1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关负责人审批。

2.审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》连同用印文件一并提交给印章保管人员。

3.印章保管人员对用印文件进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并在《印章使用申请表》上登记用印情况。

4.用印完毕后，印章保管人员应将印章妥善保管，并将《印章使用申请表》存档。

（三）特殊情况用印

1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程审批用印时，用印申请人应电话请示相关负责人同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。

2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等用印，应经公司法定代表人或授权人亲自审批。

（四）禁止使用印章的情况

1.未经公司法定代表人或授权人批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。

2.不得将印章用于与公司业务无关的事项。

3.不得擅自更改用印文件的内容。

五、印章的废止与销毁

（一）印章废止

1.因公司名称变更、部门撤销、印章损坏等原因需要废止印章时，由相关负责人填写《印章废止申请表》，经公司法定代表人或授权人批准后，方可废止。

2.印章废止后，印章保管人员应及时将废止印章交回行政部门。

（二）印章销毁

1.行政部门对废止印章进行审核后，填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或授权人批准后，组织相关人员对印章进行销毁。

2.印章销毁时，应至少有两名以上人员在场，并在《印章销毁记录》上签字确认。

3.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》和《印章销毁记录》存档。

六、印章的监督与检查

（一）监督部门

公司审计部门负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。

（二）检查内容

1.印章的保管是否安全可靠。

2.印章的使用是否符合规定流程。

3.印章的刻制、启用、废止、销毁等手续是否齐全。

（三）检查方式

1.定期检查：审计部门定期对印章管理制度的执行情况进行检查。

2.不定期抽查：审计部门不定期对印章的保管和使用