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工作邮箱安全管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司工作邮箱的安全管理，保障公司信息安全，规范员工使用工作邮箱的行为，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工以及因工作需要使用公司工作邮箱的外部人员。

（三）基本原则

1.安全第一原则：确保工作邮箱的安全性，防止信息泄露、丢失和被非法篡改。

2.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，合法使用工作邮箱。

3.责任明确原则：明确各部门及人员在工作邮箱安全管理中的职责，做到责任到人。

二、工作邮箱的申请与开通

（一）申请流程

1.新员工入职时，由所在部门负责人填写《工作邮箱开通申请表》，注明员工姓名、岗位、联系方式等信息。

2.将申请表提交至人力资源部门审核，审核通过后，由人力资源部门统一提交至信息管理部门进行邮箱开通操作。

（二）开通标准

1.工作邮箱的账号命名规则为：员工姓名全拼+岗位编号（如有），例如：liusan_001。

2.初始密码由信息管理部门统一设置，并通过邮件告知员工。员工首次登录邮箱后，需立即修改密码。

（三）外部人员使用

1.因工作需要与公司进行业务往来的外部人员，由相关业务部门填写《外部人员工作邮箱开通申请表》，注明外部人员姓名、单位、联系方式、使用期限等信息。

2.申请表经业务部门负责人、分管领导审批后，提交至信息管理部门开通邮箱。外部人员使用工作邮箱的期限不得超过业务合作期限。

三、工作邮箱的使用规范

（一）邮件内容规范

1.主题明确：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。

2.语言得体：使用礼貌、规范的语言，避免使用粗俗、攻击性或不当言辞。

3.内容准确：确保邮件内容真实、准确，避免发送虚假、误导性或无关信息。

4.格式清晰：邮件格式应规范，排版整齐，便于阅读。重要内容可适当加粗、下划线或使用不同颜色标注。

（二）邮件发送规范

1.收件人准确：仔细核对收件人邮箱地址，确保邮件发送给正确的人员或群组。避免误发或滥发邮件。

2.抄送与密送合理：根据邮件内容和需要，合理使用抄送（CC）和密送（BCC）功能。抄送人员应是需要知晓邮件内容但不直接负责处理的人员；密送应谨慎使用，仅在必要时用于保护特定信息或人员隐私。

3.附件管理：如需发送附件，应确保附件内容与邮件主题相关，且附件大小符合公司规定（一般不超过[X]MB）。对较大附件应进行压缩处理，并在邮件中注明附件内容和大小。同时，要确保附件无病毒、无恶意代码。

（三）邮件接收与处理规范

1.员工应定期查看工作邮箱，及时处理收到的邮件。对于重要邮件，应在规定时间内给予回复。

2.对于不需要回复的邮件，如已了解邮件内容，可进行适当标记或存档处理，但不得随意删除，以便日后查阅。

3.如收到涉及公司机密信息、敏感信息或紧急事项的邮件，应立即向相关负责人报告，并按照指示进行处理。

四、工作邮箱的安全保护

（一）密码管理

1.员工应妥善保管工作邮箱密码，不得将密码告知他人。

2.密码应具备一定强度，包含字母、数字和特殊字符，长度不少于[X]位。

3.定期更换密码，建议每[X]个月更换一次密码。如发现密码可能已泄露，应立即更换密码，并通知信息管理部门。

（二）网络安全

1.严禁在连接不安全网络（如公共无线网络、不明来源的热点等）的情况下使用工作邮箱进行敏感信息的收发。

2.如因工作需要在外部网络使用工作邮箱，应先通过公司VPN等安全通道连接公司内部网络后再进行操作。

3.注意防范网络钓鱼、诈骗等安全风险，不随意点击邮件中的链接、下载附件，避免在不可信网站输入工作邮箱账号和密码。

（三）防病毒与恶意软件

1.安装公司指定的防病毒软件，并定期更新病毒库。

2.不随意安装来路不明的软件或插件，避免引入病毒或恶意软件。

3.定期对工作邮箱进行病毒扫描，如发现病毒或恶意软件感染，应立即采取措施清除，并报告信息管理部门。

（四）数据备份

1.信息管理部门应定期对工作邮箱数据进行备份，备份周期根据公司实际情况确定，一般为每周或每月备份一次。

2.备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。

3.员工应定期对重要邮件进行本地备份，如使用移动硬盘、云盘等方式进行备份，确保个人重要邮件数据的安全性。

五、工作邮箱的权限管理

（一）权限设置原则

1.根据员工岗位职责和工作需要，合理设置工作邮箱的访问权限。

2.权限设置应遵循最小化原则，即员工仅拥有完成其工作职责所需的最低权限。

（二）不同岗位权限

1.普通员工：拥有对本人工作邮箱的完全访问权限，包括收