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建筑行业采购询价管理流程

一、目标与范围

为提高建筑行业采购的效率和透明度，确保各项采购活动规范进行，特制定本采购询价管理流程。该流程适用于项目采购、材料采购、设备采购及相关服务采购，旨在明确询价过程中的各个环节，保障采购工作的顺利实施。

二、采购询价原则

1.询价应遵循“公开、公平、公正”的原则，确保所有潜在供应商有平等的机会。

2.采购物资的质量和价格应综合考量，优选符合技术要求和成本效益的供应商。

3.所有询价均应记录在案，确保可追溯性和透明度。

4.各部门应指定专人负责询价，避免利益冲突，确保采购过程的公正性。

三、询价流程

1.需求确认

在开展询价工作之前，相关部门需确认具体采购需求，包括物资或服务的种类、数量、交货时间及质量标准。需求确认的结果应形成书面文件，由相关负责人签字确认，以便后续操作。

2.询价准备

询价准备阶段主要包括制定询价文件，文件内容应包含采购物资的技术规格、数量、交货地点、支付方式及询价截止日期等信息。询价文件应由采购专员审核，确保信息准确无误。

3.供应商选择

根据项目需求，采购专员需从合格供应商名单中选择至少三家供应商进行询价。选择标准包括供应商的资质、信誉、历史业绩及售后服务能力等。采购专员可通过行业协会、商业网站或同行推荐等渠道获取潜在供应商信息。

4.询价发出

采购专员向选定的供应商发出询价函，询价函应附上询价文件，明确询价的截止日期及提交报价的方式。询价函的发出应以电子邮件或纸质形式进行，并确保所有供应商均能接收到相同的信息。

5.报价收集与整理

在询价截止日期后，采购专员需收集所有供应商提交的报价，并进行整理。报价信息应包括价格、交货期、付款条件及其他相关条款。为确保信息清晰，采购专员可将报价信息汇总到表格中，便于后续分析。

6.报价评审

由相关部门组成的评审小组对所有报价进行评审。评审小组应根据事先设定的评审标准，对报价进行综合评估，包括价格、质量、交货期及售后服务等方面的比较。评审结果应形成书面报告，并由评审小组成员签字确认。

7.决策与审批

根据评审结果，采购专员需提出推荐的供应商，并提交给相关负责人审批。审批流程应明确，确保每个环节都有记录，避免因审批不严导致的采购风险。审批完毕后，采购专员应及时通知中标供应商，并与其沟通签订合同的相关事项。

8.合同签署与执行

确定中标供应商后，采购专员应与其签署正式采购合同。合同内容应具体明确，包括价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。合同签署后，采购专员需对合同执行进行跟踪，确保供应商按合同约定履行义务。

9.验收与付款

物资到货后，相关部门应对采购物资进行验收，验收内容包括数量、质量及技术指标等。验收合格后，采购专员应根据合同约定进行付款，付款前需确保所有相关单据齐全，并进行财务审核。

10.反馈与改进

在采购结束后，采购专员应收集相关人员对供应商的反馈意见，包括物资质量、交货及时性及服务态度等。反馈信息将作为后续供应商评估的重要依据。采购团队应定期分析采购数据，总结经验教训，持续优化采购流程，提升采购效率。

四、备案与归档

所有采购活动结束后，采购专员需将相关文件进行整理归档，包括需求确认文件、询价函、报价记录、评审报告、合同及验收单等。所有文件应按规定分类存档，以便日后查阅和审计。

五、采购纪律与职责

1.采购人员职责

采购人员应遵循公司采购制度，确保询价过程的公正性和透明度，建立供应商档案，做好市场调研，保障采购物资的质量和价格合理性。

2.行为规范

在询价过程中，采购人员不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益，违者将依法追究其责任。采购人员应保持与供应商的良好沟通，确保采购活动的顺利进行。

六、流程优化与持续改进

为确保采购询价管理流程的有效性，定期对流程进行评估和优化。在实施过程中应根据实际情况的变化，及时调整询价环节，优化资源配置，提高采购效率。同时，鼓励相关人员提出建设性意见，促进流程的不断完善。

七、总结

建筑行业的采购询价管理流程是保障采购活动顺利进行的重要环节。通过明确的流程设计，确保每个步骤的可执行性与透明度，有效提升采购效率，降低采购成本，最终实现公司利益的最大化。