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会计档案管理制度

一、总则

为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为公司发展服务，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构的会计档案管理工作。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的分类与范围

1.会计凭证类

-原始凭证：包括外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证如发票、收据、银行结算凭证等；自制原始凭证如收料单、领料单、工资发放明细表等。这些原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。

-记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。记账凭证是登记账簿的直接依据，在编制时要确保科目运用正确、金额准确、摘要清晰。

2.会计账簿类

-总账：按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿，它能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况。

-明细账：是根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。如应收账款明细账、原材料明细账等。

-日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。现金日记账用于核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况；银行存款日记账用于核算和监督银行存款的收入、支出和结存情况。

-固定资产卡片：是记录固定资产详细信息的卡片式账簿，它记录了固定资产的名称、规格、型号、购置日期、原值、折旧等信息，便于对固定资产进行管理和核算。

-其他辅助账簿：如备查账簿，用于对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记。

3.财务报告类

-月度、季度、半年度财务包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表等；会计报表附注是对会计报表中列示项目的详细说明；财务情况说明书是对企业一定会计期间内生产经营、资金周转和利润实现及分配等情况的综合性说明。

-年度财务是企业年度终了对外提供的财务会计报告，包括财务报表、审计报告等。年度财务报告应当按照国家统一的会计制度规定的格式和内容编制，反映企业全年的财务状况、经营成果和现金流量。

4.其他类

-银行存款余额调节表：是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法。它是一种对账记录或对账工具，不能作为调整账面记录的依据。

-银行对账单：是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的纪录，它详细记录了企业在银行的每一笔存款、取款、转账等业务。

-会计档案移交清册：是在会计档案保管人员变动或会计档案需要移交时，编制的记录会计档案移交情况的清册，它应详细列明移交的会计档案的名称、数量、起止时间等信息。

-会计档案保管清册：是记录会计档案保管情况的清册，包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、保管期限等内容，便于对会计档案进行管理和查询。

-会计档案销毁清册：是在会计档案达到保管期限需要销毁时编制的清册，它应详细记录销毁的会计档案的名称、数量、保管期限、销毁时间等信息，并由相关人员签字盖章。

三、会计档案的整理与装订

1.会计凭证的整理与装订

-会计凭证在记账完毕后，应及时进行整理。首先，将原始凭证按照编号顺序排列整齐，检查其是否齐全、完整，对于面积较大的原始凭证，可进行适当折叠，使其大小与记账凭证一致，但要注意不能影响凭证内容的完整性。

-然后，在记账凭证的左上角打孔，用线绳或装订机进行装订。装订时要确保凭证牢固、整齐，装订线不能压住凭证上的文字和数字。

-最后，在装订好的凭证封面上填写凭证的种类、起止日期、凭证编号、册数等信息，并由会计主管人员和装订人员签字盖章。

2.会计账簿的整理与装订

-年度终了，各种会计账簿在结账后，应进行整理。对于活页式账簿，要将账页按页码顺序排列整齐，去掉空白账页，然后用线绳或装订机装订成册。

-在账簿封面上填写账簿的名称、年度、单位名称等信息，并在账簿扉页上填写“账簿启用表”，注明启用日期、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。

-订本式账簿在使用完毕后，直接在封面上填写相关信息即可。

3.财务报告的整理与装订

-月度、季度、半年度财务报告应按照时间顺序排列整