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学籍管理档案管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强公司学籍管理档案工作，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部涉及员工学籍管理档案的相关部门和人员。

（三）基本原则

1.真实性原则：学籍档案应如实反映员工的学习经历等相关信息。

2.完整性原则：确保档案资料齐全，不遗漏重要信息。

3.保密性原则：严格保护学籍档案信息，防止泄露。

4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。

二、学籍管理档案的内容

（一）员工学历档案

1.学历证书原件及复印件，包括最高学历和其他相关学历。

2.学位证书原件及复印件。

3.学历认证报告，可通过教育部指定机构获取。

4.在校成绩单，应加盖学校公章。

（二）培训经历档案

1.公司内部培训记录，包括培训课程名称、时间、培训讲师、考核成绩等。

2.外部专业培训证书及相关证明材料，如培训结业证书、培训合同等。

（三）进修学习档案

1.参加进修学习的申请、审批文件。

2.进修学习期间的学习成果报告、论文等。

3.进修学习结束后的结业证明或相关证书。

三、学籍管理档案的收集

（一）新员工入职时

1.新员工应在入职报到时提交学历证书、学位证书等原件及复印件，人力资源部门负责审核并留存复印件。

2.员工需填写《员工学籍信息登记表》，详细填写个人学习经历、培训经历、进修学习经历等信息。

（二）在职期间

1.员工参加公司内部培训、外部专业培训或进修学习后，应及时将培训证书、结业证明等相关材料提交给人力资源部门。

2.人力资源部门定期收集员工的学籍管理档案更新信息，确保档案内容的及时性和准确性。

（三）离职时

1.员工离职前，人力资源部门应提醒员工办理学籍管理档案的交接手续。

2.离职员工需将个人学籍管理档案原件及相关资料交回人力资源部门，人力资源部门核对无误后办理档案封存手续。

四、学籍管理档案的整理

（一）分类整理

1.按照学历档案、培训经历档案、进修学习档案等类别进行分类。

2.每类档案再根据时间顺序或其他合理逻辑进行细分。

（二）编号标识

1.为每份学籍管理档案建立唯一的编号，便于查询和管理。

2.在档案袋或文件夹上标注编号、员工姓名、档案类别等信息。

（三）装订归档

1.将每份档案内的资料按照顺序进行整理，采用标准的装订方式，确保资料牢固、整齐。

2.对于重要资料，可进行扫描备份，建立电子档案，与纸质档案对应保存。

五、学籍管理档案的保管

（一）保管地点

1.设立专门的学籍管理档案保管室，确保档案存放环境安全、整洁、干燥。

2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。

（二）保管期限

1.学历档案长期保管。

2.培训经历档案和进修学习档案根据实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。

（三）档案清查

1.定期对学籍管理档案进行清查，每年至少一次。

2.清查内容包括档案的完整性、准确性、存放位置等，发现问题及时处理。

六、学籍管理档案的查阅

（一）查阅权限

1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工学籍管理档案。

2.公司内部其他部门因工作涉及员工学籍相关信息，需经人力资源部门负责人批准后查阅。

3.外部单位或个人查阅员工学籍管理档案，必须持有合法有效的证明文件，并经公司高层领导批准。

（二）查阅流程

1.查阅人填写《学籍管理档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。

2.申请表经批准后，查阅人在档案保管室工作人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照等。

3.查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案保管室工作人员负责将档案归还原位。

七、学籍管理档案的借阅

（一）借阅权限

1.原则上不允许借阅学籍管理档案，如有特殊情况，需经公司高层领导批准。

2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应重新办理审批手续。

（二）借阅流程

1.借阅人填写《学籍管理档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。

2.申请表经批准后，借阅人到档案保管室办理借阅手续，领取档案。

3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、污损。

4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案保管室工作人员进行核对，如发现问题及时追究借阅人的责任。

八、学籍管理档案的保密

（一）保密责任

1.所有接触学籍管理档案的人员都有保密义务，不得泄露档案内容。

2.档案保管室工作人员应严格遵守保密制度，对档案信息进行保密。

（二）保密措施