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办公室6S管理

实施方法与技巧3A企业管理顾问有限公司2011年03月08日

追求目标:细致专业规范高效办公室6S

办公室6S的十六大要求一、OA机定位二、公私区分三、资料归位四、柜架管理五、电脑文件六、表格管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理

清理不要物；公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；明确管理责任人；一、OA(办公自动化)设备管理

二、“公私区分”01清理不要物02私人用品和办公用品分开放置；03私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；04私人用品应置于抽屉的下层；05标识明确：办公用品、常用资料、私人物品

清理过期的资料；1每册资料都需要有明确的标识；资料名称定位标识管理者标识2每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；3保持资料干净整齐。4资料\物品归位5

改善后改善前

四、柜架管理1、清理不要物；

2、各文件、物品必须分层、分类管理

标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规

范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产

计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文

件、国家标准、空白表格……

3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般

轻的物品、文件放上层，重的放下层，

4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪

层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位

置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；

5、标识明确；

6、定期清扫，保持干净无尘。

文件柜分类标识

五.电脑文件6S1、建立电脑文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚

01020304050607080910C盘我的文档私人文件****文件JIT文件品质文件培训文件****文件效率文件电脑文件分类（例）：

XXX公司JIT文件分类实例

1部门内有多种表格时，需分类管理；3为了防止急用时“空仓”现象，建议有复印提示2为了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分4定期清理不用、过期的表格。六、空白表单管理

案例练习抽屉里放着《生产日报》空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好……第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找……思考：你会怎么样解决这种问题？

清理不要物；1可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；2工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须归位；3桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”4保持桌面清洁5七、桌面状态

01清理不要物（包括私人鞋物）；02文件资料/产品等不可直接置于桌底；03离开座位时，椅子要推近桌子；04保持地面干净。八、桌底状态

不要物的清理办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分

抽屉放置；一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定，

避免来回开关抽屉时物品乱动；标识清楚；定期清理，保持干净无尘。12345九、抽屉状态

十、物品定位(隐形定位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品；定位线宽2CM左右，两边长12CM,隔实物1CM贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位1cm12cm传真机

花盆定位

电源线不可直接拖在地上。绕成大概15~20CM长，用扎带或套纽固定两端；或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）12345电源排插应固定。插头标识清楚十一、线束整理

保持干净01功能完好02控制区域/功能明确03十二、开关标识

明确管理责任人01运转状态目视管理02确保功能完好03十三、空调状态

十四、张贴管理1、清理过期的张贴物；2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可随处有张贴现象；4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置),玻璃窗上不宜张贴通知/资料；5、明示标识岗位、职责6、保持张贴物的清洁。

通告/公告栏学习园地(初期可以展示6S基础知识)人员去向管理轮值管理6S责任区域布局图6S日常点检表内容：十五、看板管理

会议室标识2会议要求4“不要物”清理1使用状态标识3预约管理5十六、会议室

01会议室悬挂物02如：公司方针、环境方针、产品介