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复制封存病例管理制度

总则

1.目的

为规范公司复制封存病例管理工作，确保病例资料的完整性、准确性和安全性，保障员工合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工在工作过程中涉及的病例复制与封存相关事宜。

3.基本原则

依法依规原则：严格遵循国家法律法规及相关政策要求开展病例管理工作。

保密原则：对员工病例资料严格保密，防止信息泄露。

准确及时原则：确保病例资料的复制与封存准确无误，并在规定时间内完成。

病例的定义与范围

1.病例定义

本制度所指病例是员工在公司工作期间因工作原因导致的身体损伤、疾病等相关医疗诊断及治疗记录，包括但不限于门诊病历、住院病历、检查检验报告、诊断证明等。

2.病例范围

与工作环境、工作任务直接相关的职业病诊断病例。

因工作事故、工作压力等引发的身体疾病诊断病例。

公司组织的职业健康体检病例。

复制封存病例的申请

1.申请主体

员工本人或其授权代理人有权申请复制封存病例。

2.申请流程

员工如需复制封存病例，应填写《病例复制封存申请表》，详细说明申请原因、所需病例资料范围等信息。

将申请表提交至公司人力资源部门，由人力资源部门进行初步审核。

审核通过后，人力资源部门告知员工申请已受理，并告知其后续流程及相关注意事项。

病例复制的办理

1.复制权限

员工本人有权复制其本人的病例资料，但涉及隐私及保密信息的部分，应按照相关规定进行处理。

公司因工作需要，经员工书面同意后，可复制员工病例资料，但仅限用于与工作相关的用途，并严格遵守保密规定。

2.复制流程

人力资源部门根据员工申请，向公司合作的医疗机构或相关部门提交病例复制申请。

医疗机构或相关部门审核申请后，按照规定提供病例复制件，并确保复制件与原件一致。

人力资源部门收到病例复制件后，对其进行核对，无误后通知员工领取。

3.复制费用

员工个人申请复制病例产生的费用，原则上由员工自行承担。

公司因工作需要复制病例产生的费用，按照公司财务相关规定执行。

病例封存的办理

1.封存条件

当员工与公司就病例相关事宜存在争议，或可能涉及法律纠纷时，可申请病例封存。

公司认为有必要对病例进行封存以保障公司及员工权益时，也可启动封存程序。

2.封存流程

员工或公司提出病例封存申请后，人力资源部门会同公司法务部门共同办理。

人力资源部门与医疗机构或相关部门沟通协调，确定封存方式及封存期限。

医疗机构或相关部门对病例进行封存，并出具封存证明。

封存后的病例由公司指定专人妥善保管，保管期限按照法律法规及相关规定执行。

3.封存解除

在争议解决或符合解除封存条件时，由提出封存申请的一方提出解除封存申请。

经人力资源部门会同法务部门审核同意后，办理病例封存解除手续。

解除封存后的病例处理按照本制度相关规定执行。

病例资料的保管与保密

1.保管责任

公司人力资源部门负责病例资料的统一保管，指定专人负责具体保管工作。

保管人员应确保病例资料存放安全，防止丢失、损坏或泄露。

2.保密措施

严格限制接触病例资料的人员范围，未经授权不得擅自查阅、复制或传播病例信息。

对涉及员工隐私及敏感信息的病例资料，应采取加密存储、专人传递等保密措施。

与病例资料保管相关的工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。

病例资料的查阅与使用

1.查阅权限

除员工本人、公司因工作需要经授权的人员外，其他任何单位或个人未经合法程序不得查阅员工病例资料。

司法机关等因办案需要查阅病例资料的，应按照法律法规规定的程序办理相关手续。

2.使用规定

公司内部人员查阅病例资料应仅限于与工作相关的用途，并严格遵守保密规定。

严禁将病例资料用于任何非法或损害员工利益的目的。

监督与检查

1.监督部门

公司设立专门的监督小组，由人力资源部门、法务部门及相关部门人员组成，负责对病例复制封存管理工作进行监督检查。

2.检查内容

病例复制封存申请流程是否合规。

病例资料的保管是否安全、保密。

病例资料的查阅与使用是否符合规定。

3.违规处理

对于违反本制度规定的行为，监督小组应及时责令改正，并视情节轻重给予相应的纪律处分。

如因违规行为给公司或员工造成损失的，应依法追究相关人员的责任。

培训与宣传

1.培训计划

人力资源部门应定期组织与病例复制封存管理相关的培训，提高员工及相关工作人员的法律意识和业务水平。

2.宣传教育

通过公司内部公告、培训等方式，向员工宣传病例复制封存管理制度，增强员工对自身权益的保护意识