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2025年食堂采购询价管理制度

食堂采购询价管理制度

总则

为加强食堂采购管理，规范采购询价流程，确保采购物资的质量和价格合理，保障食堂的正常运营，特制定本制度。本制度适用于食堂各类物资的采购询价活动，包括但不限于食品原材料、调味品、餐具、清洁用品等。食堂采购询价工作应遵循公开、公平、公正、诚实信用和效益优先的原则，以最低的成本获取符合质量要求的物资。

采购询价组织与职责

采购询价小组组成

成立食堂采购询价小组，由食堂管理人员、财务人员、审计人员和职工代表组成。食堂管理人员负责采购询价的日常组织和协调工作；财务人员负责对采购价格进行成本核算和资金管理；审计人员负责对采购询价过程进行监督和审计；职工代表参与采购询价过程，反映职工对物资质量和价格的意见和建议。

采购询价小组职责

1.制定采购询价计划，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求和采购时间等。

2.选择合格的供应商，建立供应商信息库，并对供应商进行定期评估和管理。

3.组织采购询价活动，向供应商发出询价函，收集供应商的报价信息。

4.对供应商的报价进行分析和比较，选择性价比最高的供应商。

5.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

6.监督采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应物资。

7.对采购询价过程进行记录和归档，保存相关的文件和资料。

采购询价流程

采购需求提出

食堂管理人员根据食堂的运营情况和实际需求，提出采购物资的申请，填写《采购申请表》，注明采购物资的品种、规格、数量、质量要求和采购时间等。《采购申请表》经食堂负责人审核签字后，报财务部门和审计部门审批。

供应商选择

采购询价小组根据采购物资的品种和规格，从供应商信息库中选择符合要求的供应商。对于新的供应商，采购询价小组应进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量保证体系、信誉状况等，并要求供应商提供相关的资质证明文件和样品。经考察合格的供应商，方可纳入供应商信息库。

询价函发出

采购询价小组向选定的供应商发出询价函，询价函应包括以下内容：

1.采购物资的品种、规格、数量、质量要求和采购时间等。

2.报价要求，包括报价方式、报价有效期、交货地点、交货方式、付款方式等。

3.供应商应提供的相关资料，如营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证证书等。

4.询价函的发出时间和截止时间。

报价收集与整理

供应商在收到询价函后，应按照询价函的要求，在规定的时间内将报价单和相关资料送达采购询价小组。采购询价小组对供应商的报价单进行收集和整理，建立报价档案。

报价分析与比较

采购询价小组对供应商的报价进行分析和比较，主要考虑以下因素：

1.价格因素，包括采购物资的单价、总价、运输费、税费等。

2.质量因素，包括采购物资的质量标准、质量保证措施、售后服务等。

3.交货因素，包括交货时间、交货地点、交货方式等。

4.信誉因素，包括供应商的信誉状况、经营业绩、客户评价等。

供应商确定

采购询价小组根据报价分析和比较的结果，综合考虑价格、质量、交货、信誉等因素，选择性价比最高的供应商。对于重大采购项目，采购询价小组应组织相关人员进行集体讨论和决策。

采购合同签订

采购询价小组与选定的供应商签订采购合同，采购合同应包括以下内容：

1.采购物资的品种、规格、数量、质量要求和采购价格等。

2.交货时间、交货地点、交货方式和运输方式等。

3.付款方式和付款期限等。

4.质量保证和售后服务等。

5.违约责任和争议解决方式等。

采购合同执行与监督

采购合同签订后，采购询价小组应监督供应商按照合同的要求按时、按质、按量供应物资。食堂管理人员应在物资到货时进行验收，验收合格后填写《物资验收单》。财务部门应根据《物资验收单》和采购合同的约定，办理付款手续。

采购询价的监督与审计

内部监督

食堂管理人员应定期对采购询价工作进行自查，检查采购询价流程是否规范、采购价格是否合理、采购合同是否执行等。审计人员应定期对采购询价工作进行审计，审计内容包括采购询价的组织与实施、供应商的选择与管理、采购合同的签订与执行等。

外部监督

鼓励职工对食堂采购询价工作进行监督，职工可以通过意见箱、投诉电话等方式反映采购询价工作中存在的问题。对于职工反映的问题，采购询价小组应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给职工。

采购询价的风险管理

价格风险

由于市场价格波动等原因，可能导致采购物资的价格上涨或下跌。为应对价格风险，采购询价小组应密切关注市场价格变化，及时调整采购策略。对于价格波动较大的物资，可以采用签订长期合同、锁定价格等方式进行风险控制。

质量风险

由于供应商的生产经营情况、质量保证体系等原因，可能导致采购物资的质量不符合要求。为应对质量风险，采购询价小组应加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供质量保