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国际出差报销管理制度

总则

目的

为加强公司国际出差费用的管理与控制，规范报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于公司因业务需要安排员工进行国际出差的所有费用报销事宜。

基本原则

1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，相关凭证应真实、合法、有效。

2.合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需求，与出差任务相关，杜绝不合理的开支。

3.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司的各项财务制度，确保报销行为合规。

4.及时性原则：员工应在出差结束后及时办理报销手续，避免逾期。

出差审批

出差申请

员工因国际业务需要出差，应提前填写《国际出差申请表》，详细说明出差事由、目的地、预计出差时间、费用预算等信息。申请表需经部门负责人审核同意，并报分管领导审批。

审批流程

1.部门负责人：对员工出差的必要性、工作安排合理性进行审核，签署意见。

2.分管领导：从公司整体业务角度出发，对出差申请进行审批，确定是否同意出差。

特殊情况处理

如遇紧急出差任务，无法提前提交申请表，员工应在出差前通过电话等方式向部门负责人和分管领导汇报，出差归来后及时补办申请手续。

费用标准

交通费用

1.机票：根据出差的紧急程度、目的地等因素，选择经济、合理的航班。原则上应提前预订机票，以获取较为优惠的价格。机票费用实报实销，但需提供正规的航空运输电子客票行程单。

2.机场接送：因工作需要乘坐机场接送服务的，应选择公司指定的合作供应商，费用标准按照供应商报价执行。

3.市内交通：在国外出差期间，市内交通费用根据实际情况报销。可选择公共交通方式出行，如地铁、公交等，凭有效票据报销；如需乘坐出租车，应注明事由，经审批后实报实销。

住宿费用

1.住宿标准：根据出差目的地的不同，设定相应的住宿费用标准。员工应选择安全、卫生、经济的住宿场所，原则上不得超出标准。

2.住宿发票：需提供正规的酒店住宿发票，发票上应注明住宿日期、房费金额等信息。

餐饮补贴

1.补贴标准：按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据目的地的消费水平而定。

2.补贴方式：餐饮补贴随差旅费一同报销，无需提供餐饮发票。

其他费用

1.签证费用：因出差需要办理签证的，相关费用实报实销，需提供签证申请费用发票及相关签证材料。

2.保险费用：为保障员工在国际出差期间的安全，公司统一购买的境外旅行保险费用可实报实销，需提供保险费用发票及保险合同。

3.其他必要费用：如会议注册费、培训费用等，凭有效票据实报实销，并注明费用用途。

报销流程

报销准备

1.员工出差结束后，应及时整理出差期间的所有费用凭证，包括发票、收据、行程单等。

2.对费用凭证进行分类、粘贴，并填写《国际出差费用报销单》，详细注明各项费用的发生日期、事由、金额等信息。

部门初审

员工将填写完整的报销单及相关凭证提交至所在部门，部门负责人对报销内容的真实性、合理性进行初审，签署审核意见。

财务审核

1.部门初审通过后，报销单及凭证流转至财务部门。财务人员按照公司财务制度和本报销管理制度，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。

2.对于不符合规定的报销项目，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。

领导审批

经财务审核无误的报销单，提交至分管领导进行最终审批。分管领导根据公司业务情况和费用控制要求，对报销金额进行审批。

报销支付

1.审批通过的报销单由财务部门按照公司财务支付流程进行报销支付。

2.报销款项原则上支付至员工本人银行账户，如有特殊情况需支付至其他账户，应提供相关说明并经审批同意。

报销期限

一般规定

员工应在出差结束后[X]个工作日内办理报销手续，逾期未办理的，需书面说明原因并经分管领导批准。

特殊情况处理

如因不可抗力等特殊原因导致无法在规定期限内报销的，员工应及时向财务部门报备，经核实后可适当延长报销期限。

报销凭证要求

发票

1.报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额、盖章等信息。

2.发票如有涂改、刮擦等情况，应重新开具发票。

收据

1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用收据报销，但收据应注明收款单位名称、日期、金额、事由等信息，并加盖收款单位公章。

2.原则上，收据报销的金额不得超过总报销金额的[X]%。

其他凭证

如行程单、合同等，应作为报销的辅助凭证，确保费用支出的真实性和合理性。

监督与检查

内部审计

公司内部审计部门定期对国际出差费用报