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器材采购订货管理制度

总则

一、目的

为规范公司器材采购订货行为，确保采购订货过程的公正、透明、高效，保障公司器材的质量和供应的及时性，降低采购成本，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有器材的采购订货活动，包括但不限于生产设备、办公设备、实验器材、维修配件等各类物资的采购订货。

三、管理原则

1.公开、公平、公正原则：采购订货活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保供应商的选择和采购价格的确定合理、公正。

2.择优原则：在满足器材质量和供应要求的前提下，应选择价格合理、信誉良好、服务优质的供应商进行合作。

3.节约原则：通过合理的采购订货管理，降低采购成本，提高资金使用效率，实现公司经济效益的最大化。

4.合规原则：采购订货活动应遵守国家法律法规、公司内部规章制度以及相关行业标准，确保采购行为的合法性和合规性。

四、管理机构与职责

1.采购订货管理委员会

组成：由公司总经理、分管采购的副总经理、财务总监、采购部经理、使用部门负责人等相关人员组成。

职责：负责制定公司器材采购订货的总体策略和政策，审议重大采购订货项目，监督采购订货活动的执行情况，协调解决采购订货过程中的重大问题。

2.采购部

职责：负责公司器材采购订货的具体实施工作，包括编制采购计划、发布采购信息、组织供应商考察、进行商务谈判、签订采购合同、跟踪采购进度、验收器材等。

3.使用部门

职责：负责提出器材需求计划，参与供应商考察和商务谈判，协助采购部进行器材验收，反馈器材使用情况和意见建议。

五、采购计划管理

1.需求提出

使用部门根据生产经营需要，提前向采购部提出器材需求计划，明确器材的名称、规格、数量、技术要求、交货期等相关信息。

2.计划审核

采购部对使用部门提交的器材需求计划进行审核，核实需求的合理性和必要性，确保采购计划符合公司的整体预算和采购策略。

3.计划汇总

采购部将审核通过的器材需求计划进行汇总，编制公司的器材采购计划，明确采购的时间节点和责任人。

4.计划调整

如因生产经营计划调整或其他原因导致器材需求计划发生变化，使用部门应及时向采购部提出调整申请，采购部应根据调整申请及时调整采购计划。

六、供应商管理

1.供应商准入

采购部负责建立供应商信息库，对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的评估，符合条件的供应商纳入供应商信息库。

2.供应商评价

采购部定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格变动等方面，根据评价结果对供应商进行分级管理，建立供应商淘汰机制。

3.供应商合作

与合格供应商建立长期稳定的合作关系，签订战略合作协议或框架协议，明确双方的权利和义务，定期进行沟通和协调，共同提高采购效率和质量。

七、采购方式选择

1.公开招标

对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的器材采购项目，应采用公开招标的方式进行采购，以确保采购过程的公正、公平、公开。

2.邀请招标

对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争不充分的器材采购项目，经采购订货管理委员会批准，可以采用邀请招标的方式进行采购，邀请符合条件的供应商参加投标。

3.竞争性谈判

对于采购金额较大、技术复杂、市场供应不稳定的器材采购项目，经采购订货管理委员会批准，可以采用竞争性谈判的方式进行采购，与供应商进行面对面的谈判，确定采购价格和合同条款。

4.单一来源采购

对于只能从唯一供应商处采购的器材，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的器材，经采购订货管理委员会批准，可以采用单一来源采购的方式进行采购。

5.询价采购

对于采购金额较小、技术简单、市场供应充足的器材采购项目，可以采用询价采购的方式进行采购，向多个供应商发出询价函，选择价格合理的供应商进行采购。

八、采购合同管理

1.合同签订

采购部与供应商签订采购合同，合同应明确器材的名称、规格、数量、技术要求、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等相关条款。合同签订前，应经采购订货管理委员会审批。

2.合同执行

采购部负责监督合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题，确保器材按时交付、质量符合要求。

3.合同变更

如因生产经营需要或其他原因导致合同条款需要变更，应经采购订货管理委员会批准，并与供应商签订变更协议。

4.合同归档

采购部应将签订的采购合同进行归档，建立合同档案，便于查询和管理。

九、器材验收管理

1.验收标准

采购部应根据器材的技术要求和合同约定，制定器材验收标准，明确验收的内容、方法和标准