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商贸公司会议管理制度

总则

一、目的

为规范商贸公司会议管理，提高会议效率，确保公司决策的及时性和准确性，特制定本制度。本制度适用于商贸公司内部各类会议的组织、召开和管理。

二、会议分类

1.高层管理会议：包括公司董事会、总经理办公会等，主要讨论公司战略规划、重大决策等重要事项。

2.部门会议：各部门内部召开的会议，如部门周例会、部门专题会议等，主要用于部门内部工作沟通、协调和决策。

3.跨部门会议：涉及多个部门参与的会议，如跨部门协调会、项目启动会等，主要用于解决跨部门工作问题和推动项目进展。

4.其他会议：如员工大会、培训会议等，根据公司需要不定期召开。

三、会议组织与召开

1.会议组织

（1）高层管理会议由总经理办公室负责组织，相关部门协助。

（2）部门会议由各部门负责人负责组织，部门内部人员参与。

（3）跨部门会议由牵头部门负责组织，相关部门配合。

（4）其他会议由公司指定部门或人员负责组织。

2.会议召开

（1）会议时间：高层管理会议原则上每月召开[X]次，具体时间由总经理办公室提前通知；部门会议每周召开[X]次，具体时间由各部门自行确定；跨部门会议根据项目进展情况适时召开；其他会议根据公司需要不定期召开。

（2）会议地点：高层管理会议一般在公司会议室召开；部门会议可在部门内部会议室或公司会议室召开；跨部门会议根据会议内容和参与人员确定地点；其他会议根据实际情况确定地点。

（3）会议通知：会议组织部门应提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、主题、议程等内容。参会人员如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假。

（4）会议记录：会议组织部门应指定专人负责会议记录，记录会议内容、决议、责任人等信息。会议记录应及时整理并发送给参会人员和相关部门。

（5）会议决议执行：会议决议由相关部门或人员负责执行，会议组织部门应跟踪决议执行情况，及时向公司领导汇报。

四、会议准备

1.会议组织者应提前做好会议准备工作，包括确定会议主题、议程、参会人员等，准备相关资料和文件。

2.参会人员应提前了解会议主题和议程，做好准备工作，如准备相关数据、资料、意见和建议等。

3.会议组织部门应提前布置会议场地，确保会议环境整洁、舒适、安全。

五、会议进行

1.会议主持人应严格控制会议时间和议程，确保会议高效进行。

2.参会人员应遵守会议纪律，不得迟到、早退、中途离场，不得在会议期间接听电话或处理其他事务。

3.会议讨论应围绕会议主题进行，各抒己见，充分发表意见和建议。主持人应引导参会人员积极参与讨论，避免争论和争吵。

4.会议记录人员应认真记录会议内容，确保记录准确、完整、清晰。会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题、议程、讨论内容、决议等信息。

六、会议决议

1.会议决议由会议主持人根据会议讨论情况进行总结和归纳，形成会议决议。会议决议应明确决议事项、责任人、完成时间等内容。

2.会议决议经参会人员签字确认后生效，会议组织部门应将会议决议发送给相关部门和人员，并跟踪决议执行情况。

3.对于重要的会议决议，会议组织部门应制定详细的执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等，确保决议得到有效执行。

七、会议评估

1.会议结束后，会议组织部门应组织参会人员对会议进行评估，评估内容包括会议组织、会议效率、会议效果等方面。

2.参会人员应根据实际情况对会议进行客观评价，提出意见和建议，会议组织部门应认真听取参会人员的意见和建议，不断改进会议管理工作。

3.会议评估结果作为会议组织部门和会议主持人绩效考核的重要依据之一。

八、附则

1.本制度由总经理办公室负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。

以上是一份商贸公司会议管理制度的示例，你可以根据公司的实际情况进行修改和完善。