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会议室管理使用规定
演讲人：
日期:
CONTENTS
目录
01
预约管理机制
02
使用规范要求
03
设备操作标准
04
纪律维护条款
05
应急处理预案
06
制度更新机制
01
预约管理机制
线上系统申请流程
登录会议管理系统
选择会议室
提交预约申请
等待审批
使用公司内部统一的会议管理系统进行会议室的预约。
填写会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息，并上传相关会议资料。
根据会议规模、设备需求等条件，在系统中选择合适的会议室进行预约。
提交预约申请后，系统将自动发送申请信息至相关审批人员，等待审批结果。
审批权限与响应时效
会议室的使用需经过相关管理人员的审批，如部门经理、行政主管等，审批人员需根据实际情况进行审批。
审批权限
审批响应时效
审批结果通知
审批人员需在收到申请后的一定时间内进行审批，如2小时内，逾期未审批的申请将自动转为无效申请。
审批结果将通过系统通知或邮件形式告知申请人，申请人需根据审批结果进行调整或重新申请。
变更及取消规则
变更规则
如需变更会议时间、地点或参会人员等信息，需提前在系统中进行变更申请，并重新提交审批。
01
取消规则
如会议取消，需及时在系统中取消预约，以便其他人员使用会议室。
02
违规处理
对于无故取消或多次变更预约的行为，将视情况采取一定的管理措施，如限制预约权限、通报批评等。
03
02
使用规范要求
进出登记与权限管理
会议室进出必须登记，包括使用时间、人员、事由等信息。
1
会议室使用权限需事先申请，批准后方可使用。
2
会议室门禁管理，非授权人员不得随意进出。
3
使用时间分段控制
会议室使用时间需提前预约，并严格按照预约时间使用。
01.
会议室使用时间段结束后，应按时结束会议并离开。
02.
临时延长会议时间需重新申请并通知相关人员。
03.
公共物品保管责任
会议室内的设备、桌椅等公共物品应妥善保管，不得私自挪用。
使用会议室时，需对公共物品进行清点，并签字确认。
因个人原因导致公共物品损坏或丢失，需承担相应责任。
03
设备操作标准
影音设备操作指南
开启投影仪前，先连接电脑等设备，并确保电源稳定；使用时，避免遮挡投影仪通风口；关闭投影仪后，待其冷却后再进行断电操作。
投影仪
音响设备
视频设备
使用前，检查音响设备连接是否正常，音量是否适中；使用时，避免将音响声音调至过大，以免损坏设备或影响他人；关闭音响后，及时拔掉电源插头。
使用前，确认视频线连接正确，色彩和亮度调节适当；使用时，避免在镜头前晃动或遮挡；关闭视频设备后，及时拔掉电源插头，避免能源浪费。
报修响应时效规定
通过会议室管理系统提交报修申请，或联系相关负责人员。
报修渠道
收到报修申请后，维修人员应在2小时内响应，并尽快安排维修。
响应时间
维修人员应保证维修质量，确保设备能够正常使用，并遵循设备操作标准。
维修质量
能耗设备关闭规范
关闭设备
会议结束后，及时关闭投影仪、音响、视频等设备的电源，并拔掉电源插头。
01
节能措施
会议室无人时，应将所有设备关闭，并关闭电源插座开关，避免能源浪费。
02
安全检查
关闭设备前，需检查设备是否处于安全状态，如投影仪是否冷却、电源插头是否拔下等，确保安全。
03
04
纪律维护条款
噪音控制与行为准则
禁止喧哗
发言秩序
手机静音
禁止吸烟
所有参会人员必须保持安静，不得大声喧哗、打闹或制造其他噪音干扰他人。
会议期间，所有手机必须调至静音或振动状态，以免影响会议进行。
参会人员发言时，需先举手示意，等待主持人同意后方可发言，避免打断他人讲话。
会议室为无烟区，参会人员禁止在室内吸烟。
违规使用处罚细则
违规使用会议室
损坏设备设施
违反纪律规定
严重违规行为
对于未经许可擅自使用会议室的行为，将视情节轻重给予警告、罚款或取消使用资格等处罚。
会议室内的设备设施如有损坏，将追究相关人员的责任，并要求其按价赔偿。
对于违反会议纪律的行为，如喧哗、手机未静音等，将给予通报批评或罚款等处罚。
对于严重违规行为，如吸烟、打架等，将直接取消参会资格，并交由相关部门处理。
会议开始前，由会议组织者或指定人员负责清理会议室卫生，包括桌面、地面、设备等。
会议进行期间，参会人员需自觉维护会议室卫生，不得随意乱扔垃圾或污染桌面等。
会议结束后，由会议组织者或指定人员负责整理会议室，将桌椅恢复原状，关闭设备电源等。
会议室内的垃圾需及时清理，分类投放到指定的垃圾桶内，确保环境整洁。
卫生清洁责任划分
会前清洁
会中保持
会后整理
垃圾处理
05
应急处理预案
设备故障应对流程
音响设备故障
立刻将设备关闭并尝试重新启动；若仍无法解决，立刻联系技术人员到场处理。
01
投影仪故障
将投影仪关闭并检查连接线路是否正常；若无法解决，及时更换备用投影仪。
02
灯光
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