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以下为从上述文案中提取的会议筹备核心需求清单，按类别分类并标明用途与预算依据：
设备类?
项目 用途说明 预算参考（万元） 备注
LED屏幕+灯光音响 主舞台背景及氛围营造 8-12 含控台技术人员费用
同声传译系统 国际学术交流多语言支持 3 需配备译员耳机
互动签到系统 数字化签到与数据统计 0.5 可生成参会分析报表
临时用电增容设备 保障大功率设备稳定运行 3 需提前向场地方申报
物料类?
项目 用途说明 预算参考（万元） 备注
学术海报展架 研究成果展示区布置 4 含200㎡展区搭建
背景板/指示牌 主会场导视与品牌露出 2-3 含设计费
宣传海报/易拉宝 会场内外氛围营造 1 按50个点位计算
茶歇餐具/桌布 餐饮区标准化布置 0.8 与餐饮公司协商提供
住宿与餐饮?
项目 标准说明 预算参考（万元） 备注
嘉宾住宿 四星级酒店标准间 60 500间×2晚（含早餐）
参会者住宿 校内宿舍/协议酒店 可选项 若需统一安排需额外预算
宴会晚餐 自助餐（200元/人标准） 40 含2次正餐
茶歇 咖啡+点心（50元/人/天） 15 3天×2次/天
场地布置?
项目 布置要求 预算参考（万元） 备注
主会场台型 剧院式/课桌式 2-5 根据学术交流形式选择
学术沙龙区 圆桌讨论+可移动白板 1.5 按4个分区计算
签到处装饰 主题背景板+鲜花绿植 0.8 含3个签到场次
网络覆盖 千兆带宽+备用路由器 2 需压力测试
摄影摄像与大合影?
项目 服务内容 预算参考（万元） 备注
主会场全程跟拍 4机位（含直播推流） 5-8 含后期剪辑成片
学术海报拍摄 高清扫描存档 0.5 按200份海报计算
千人合影阶梯架租赁 定制化可移动钢结构架 1.2 需提前3天进场安装
合影修图服务 人物修正/背景替换 0.3 含电子版精修文件
会议资料与证件?
项目 内容说明 预算参考（万元） 备注
纸质论文集 学术成果汇编（80元/本） 8 含彩印与胶装
电子资料U盘 预装PPT/论文PDF 2 定制LOGO版
参会证件 嘉宾证/代表证/工作证 1.5 含挂绳与芯片识别
荣誉证书 优秀论文奖/贡献奖 0.6 含烫金封套+电子版
优化建议?
设备替代方案?：用投影+幕布组合替代部分LED屏，节省5-7万元。
物料复用?：指示牌采用可拆卸模块化设计，供未来会议重复使用。
餐饮协作?：与校内食堂合作茶歇供应，成本降低30%。
（注：以上预算均参考原文数据，具体执行时需根据实际供应商报价调整）
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