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员工信息归档管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司员工信息归档管理工作，确保员工信息的完整性、准确性和安全性，便于公司对员工进行有效管理和决策支持，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工信息的归档管理。

（三）基本原则

1.真实性原则：员工信息应真实、准确地反映员工的实际情况。

2.完整性原则：应涵盖员工从入职到离职全过程的各类信息，确保档案资料完整无缺。

3.保密性原则：严格保护员工信息安全，防止信息泄露。

4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行信息归档管理。

二、员工信息分类

（一）个人基本信息

1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯。

2.身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。

3.婚姻状况、家庭住址。

（二）入职信息

1.入职申请表，包括求职意向、教育背景、工作经历等。

2.学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证明材料复印件。

3.体检报告。

4.劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关合同文件。

（三）工作经历信息

1.历任工作单位名称、职位、工作时间、工作职责及业绩描述。

2.离职证明（如有）。

（四）培训与发展信息

1.参加的内部培训课程、培训时间、培训成果。

2.外部培训记录，包括培训机构、培训课程、培训证书等。

3.职业发展规划、晋升记录、岗位调动记录。

（五）绩效考核信息

1.月度、季度、年度绩效考核表及结果。

2.绩效改进计划及完成情况。

（六）薪酬福利信息

1.薪资结构、薪资调整记录。

2.奖金发放记录、福利享受情况（如社保、公积金、年假、病假等）。

（七）奖惩信息

1.获得的奖励，如荣誉称号、表彰文件等。

2.受到的处罚，如警告、记过、降职、辞退等相关决定文件。

（八）考勤信息

1.出勤记录、请假记录、加班记录。

2.迟到、早退、旷工等违纪情况记录。

（九）其他信息

1.员工个人的特殊情况说明，如健康状况变化、家庭重大事件等。

2.与员工相关的其他重要信息。

三、信息收集与整理

（一）信息收集渠道

1.员工入职时提交的各类资料。

2.各部门定期报送的员工工作相关信息，如绩效考核结果、培训情况等。

3.人力资源部门主动收集的员工信息，如员工奖惩情况、岗位调动信息等。

（二）信息收集要求

1.明确信息收集的责任人，确保信息收集工作及时、准确。

2.要求员工如实填写各类信息表格，提供真实有效的证明材料。

3.对于收集到的信息，应进行初步审核，确保信息完整、清晰、准确。

（三）信息整理

1.按照信息分类标准，对收集到的员工信息进行分类整理。

2.对每份信息进行编号，建立索引，方便查询和管理。

3.将整理好的信息资料进行装订或存储，确保整齐有序。

四、信息归档流程

（一）入职信息归档

1.员工入职后，人力资源部门负责收集其入职申请表、相关证明材料等。

2.对收集到的信息进行审核，审核无误后，将入职信息整理归档。

3.在员工入职一个月内，完成入职信息的全部归档工作。

（二）日常信息归档

1.各部门应定期（每月底）向人力资源部门报送员工的工作相关信息，如绩效考核结果、培训情况等。

2.人力资源部门收到各部门报送的信息后，进行审核和整理。

3.将审核后的信息及时归档到相应的员工信息档案中。

（三）离职信息归档

1.员工离职时，人力资源部门负责收集其离职申请表、离职交接清单等。

2.对离职员工的信息进行全面审核，包括工作交接情况、财务结算情况等。

3.将离职信息整理归档，并在离职手续办理完毕后一周内完成归档工作。

五、信息存储与保管

（一）存储方式

1.采用电子存储和纸质存储相结合的方式。

2.电子存储应使用公司指定的服务器空间，按照信息分类建立文件夹，进行分类存储。

3.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照员工姓名或编号顺序排列。

（二）保管期限

1.员工入职信息、劳动合同等重要文件长期保管。

2.绩效考核信息、培训记录等保存期限为[X]年。

3.考勤信息、薪酬福利信息等保存期限为[X]年。

（三）保管要求

1.档案保管地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。

2.定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和安全性。

3.对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。

六、信息查阅与使用

（一）查阅权限

1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工的全部信息。

2.公司其他部门因工作需要查阅员工信息的，需填写《员工信息查阅申请表》，经本部门负责人签