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合资公司印章管理制度

一、总则

（一）目的

为加强合资公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于合资公司及其下属各部门、分支机构。

（三）印章种类

1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项。

2.合同专用章：专门用于签订各类合同。

3.财务专用章：用于公司财务结算、票据等相关财务业务。

4.法定代表人章：用于特定的财务、法律文件等。

5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料等。

二、印章的刻制与启用

（一）印章刻制

1.因工作需要刻制印章，由使用部门提出申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等，经公司总经理审批后，报相关政府部门备案并指定具有资质的刻章单位刻制。

2.刻制的印章必须符合国家法律法规及相关规定，保证印章的合法性和规范性。

（二）印章启用

1.新印章刻制完成后，由行政部门负责办理启用手续。

2.行政部门填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司总经理签字批准后，正式启用。

3.行政部门应留存印章印模，并将印模分发给相关部门备案。

三、印章的保管

（一）保管原则

1.实行专人保管制度，确保印章安全。

2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。

（二）保管职责

1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人保管。

2.部门章由各部门负责人指定专人保管。

3.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，防止印章丢失、被盗用或滥用。

4.如印章保管人员因工作调动、离职等原因需要更换，应及时办理印章交接手续。

（三）保管要求

1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙等安全措施。

2.严禁将印章带出公司使用，如因特殊情况需要带出，必须经公司总经理批准，并办理相关手续，使用完毕后立即归还。

3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。

四、印章的使用

（一）使用流程

1.填写《印章使用申请表》：申请人需详细填写申请事项、文件名称、文号、使用部门、申请人等信息，并签字确认。

2.审批：根据印章使用的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：

公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的使用，需经公司总经理审批。

部门章的使用，由各部门负责人审批。

3.用印：印章保管人员在核对《印章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。

4.登记：印章保管人员应对印章使用情况进行详细登记，包括用印日期、申请事项、文件名称、文号、使用部门、申请人、审批人等信息。

（二）使用范围

1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、证明信等重要事项。

2.合同专用章：专门用于签订各类合同。

3.财务专用章：用于公司财务结算、票据等相关财务业务。

4.法定代表人章：用于特定的财务、法律文件等。

5.部门章：用于部门内部文件、资料、通知等，不得用于对外签订合同或重要文件。

（三）禁止使用情况

1.未经审批的文件、合同等不得使用印章。

2.空白纸张、介绍信等不得加盖印章。

3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。

五、印章的停用与销毁

（一）停用

1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司总经理审批后，发布印章停用通知。

2.印章停用后，印章保管人员应将印章及时交回行政部门。

（二）销毁

1.对于停用的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，经公司总经理审批后，进行销毁。

2.印章销毁应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。

3.印章销毁过程应有专人监督，并做好记录，记录内容包括销毁日期、印章名称、销毁方式、监督人等信息。

六、印章使用的监督与检查

（一）监督机制

1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责对印章使用情况进行定期检查和不定期抽查。

2.监督小组应定期对印章使用登记情况进行核对，检查印章使用是否符合规定流程和审批权限。

（二）违规处理

1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。

2.如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、附则

（一）解释权