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合同履行结算管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司合同履行结算管理，规范合同履行结算流程，保障公司合法权益，提高资金使用效率，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门签订的各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同等）的履行结算管理。

3.基本原则

依法合规原则：合同履行结算应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。

诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。

准确及时原则：结算数据应准确无误，结算工作应及时完成，确保资金流转顺畅。

风险控制原则：加强合同履行结算过程中的风险识别、评估和控制，防范财务风险。

二、合同履行管理

1.合同执行部门职责

负责合同的具体执行，按照合同约定组织生产、采购、销售、服务等活动。

及时向相关部门通报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。

负责收集、整理合同履行过程中的各类资料，包括但不限于送货单、验收单、发票等。

2.合同履行跟踪

建立合同履行跟踪台账，详细记录合同执行进度、交付情况、款项收付等信息。

定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现并解决潜在问题。对于可能影响合同履行的重大事项，应及时向公司领导汇报。

3.变更与解除

合同履行过程中如需变更合同内容，合同执行部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。

如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同执行部门应按照合同约定及相关法律法规的规定，及时通知对方，并办理相关解除手续。解除合同后，应妥善处理善后事宜，包括清理债权债务、返还财产等。

三、结算管理流程

1.结算申请

合同执行部门在合同约定的结算期限届满前，应根据合同履行情况填写《合同履行结算申请表》，详细说明结算金额、结算依据、收款或付款方式等内容。

将填写完整的《合同履行结算申请表》及相关结算资料一并提交至财务部门。

2.结算审核

财务部门收到结算申请后，应指定专人对结算资料进行审核。审核内容包括合同条款、结算依据、发票开具情况、款项收付记录等。

如发现结算资料存在问题或不符合合同约定，财务部门应及时与合同执行部门沟通，要求其补充或更正相关资料。

对于重大合同或金额较大的结算项目，财务部门可会同法务部门、审计部门等相关部门进行联合审核。

3.审批流程

结算申请经财务部门审核通过后，按照公司审批权限进行审批。审批流程如下：

结算金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。

结算金额在[X]元至[X]元之间的，由分管财务领导审批。

结算金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。

审批人应认真审核结算申请，签署审批意见。如同意结算，应明确结算金额、付款方式等；如不同意结算，应说明理由。

4.款项支付

经审批同意支付的款项，财务部门应按照合同约定的付款方式及时安排资金支付。

支付款项时，应严格审核收款方信息，确保付款准确无误。对于以银行转账方式支付的款项，应认真核对收款方银行账号、户名等信息；对于以现金方式支付的款项，应按照公司现金管理规定办理。

财务部门应在款项支付后及时进行账务处理，记录付款日期、金额、收款方等信息，并将付款凭证复印件交合同执行部门存档。

5.收款管理

合同执行部门负责跟踪合同款项的收取情况，及时与客户沟通，确保款项按时足额收回。

收到客户支付的款项后，合同执行部门应及时开具发票，并将发票及收款凭证一并提交至财务部门。

财务部门收到收款凭证后，应及时进行账务处理，确认收入，并核对收款金额与合同约定是否一致。如发现差异，应及时与合同执行部门核实原因。

四、结算资料管理

1.结算资料内容

合同履行结算所需的资料包括但不限于合同原件、送货单、验收单、发票、对账单、结算清单等。

送货单应详细记录货物名称、规格、数量、单价、金额、送货日期、收货单位等信息，并由收货方签字确认。

验收单应明确验收标准、验收结果、验收日期、验收人员等内容，经双方签字盖章确认。

发票应按照国家税收法律法规的规定开具，内容真实、准确、完整，与合同约定的货物或服务内容相符。

对账单应定期与客户核对账目，确保双方账目一致。对账单应包括往来款项的发生日期、摘要、金额、余额等信息，并由双方签字盖章确认。

结算清单应详细列出本次结算的项目、金额、计算依据等内容，经双方审核无误后签字盖章确认。

2.资料收集与整理

合同执行部门应在合同履行过程中及时收集、整理结算资料，并确保资料的真实性、完整性和有效性。

对于涉及多个部门的合同，各相关部门应密切配合，共同做好结算资料的收集与整理工作。

结算资料应按照类别、时间顺