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合同变更索赔管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司合同变更与索赔管理工作，有效控制合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有合同的变更与索赔管理活动，包括但不限于采购合同、销售合同、建设工程合同、服务合同等各类业务合同。

（三）基本原则

1.依法合规原则

合同变更与索赔管理应严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保各项活动合法有效。

2.诚实守信原则

在合同变更与索赔过程中，应秉持诚实守信的态度，如实反映情况，不得隐瞒或欺诈。

3.及时有效原则

对合同变更与索赔事项应及时发现、及时处理，确保公司权益得到有效维护。

4.证据充分原则

变更与索赔事项必须有充分的证据支持，以保证在需要时能够维护公司的主张。

二、合同变更管理

（一）变更的定义

合同变更指合同签订后，履行完毕前，因各种原因导致合同的标的、价款、履行期限、履行地点、履行方式等主要条款发生改变。

（二）变更的发起

1.合同执行部门在履行合同过程中，如发现需要变更合同条款，应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。

2.涉及多个部门的合同变更，由主要负责部门牵头填写申请表，并征求其他相关部门意见。

（三）变更的审批

1.《合同变更申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。

2.合同管理部门对变更申请进行初步审查，重点审查变更的必要性、合法性及对公司权益的影响。如认为申请合理，将申请表提交至法务部门进行法律风险评估。

3.法务部门根据法律法规及公司利益，对合同变更的法律风险进行评估，并出具法律意见。

4.合同变更申请经法务部门审核通过后，根据合同金额及重要性，按照公司授权审批制度进行审批。

金额较小、影响不大的合同变更，由合同管理部门负责人审批。

金额较大、影响较大的合同变更，需经分管领导、总经理审批。

（四）变更的通知与确认

1.合同变更申请获得批准后，合同管理部门应及时将变更内容以书面形式通知合同对方，并要求对方在规定时间内进行确认。

2.对方确认后，双方应签订《合同变更协议》，明确变更后的权利义务关系。《合同变更协议》作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。

（五）变更后的合同执行

1.合同执行部门按照变更后的合同条款组织实施，确保合同顺利履行。

2.合同管理部门对变更后的合同执行情况进行跟踪检查，及时发现并解决执行过程中出现的问题。

三、合同索赔管理

（一）索赔的定义

合同索赔指在合同履行过程中，因对方原因导致公司遭受损失，公司依据合同约定或法律法规向对方提出赔偿要求的行为。

（二）索赔的发起

1.合同执行部门在发现对方存在违约行为或其他导致公司损失的情况时，应及时收集相关证据，并填写《合同索赔申请表》，详细说明索赔的原因、依据、损失情况及索赔金额等。

2.涉及多个部门的合同索赔，由主要负责部门牵头填写申请表，并征求其他相关部门意见。

（三）索赔的审批

1.《合同索赔申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同管理部门。

2.合同管理部门对索赔申请进行初步审查，重点审查索赔的合理性、证据的充分性及对公司权益的影响。如认为申请合理，将申请表提交至法务部门进行法律风险评估。

3.法务部门根据法律法规及合同约定，对合同索赔的法律风险进行评估，并出具法律意见。

4.合同索赔申请经法务部门审核通过后，根据索赔金额及重要性，按照公司授权审批制度进行审批。

金额较小、影响不大的合同索赔，由合同管理部门负责人审批。

金额较大、影响较大的合同索赔，需经分管领导、总经理审批。

（四）索赔的协商与谈判

1.索赔申请获得批准后，合同管理部门应及时与对方进行沟通协商，明确提出索赔要求，并提供相关证据。

2.根据对方的反馈情况，组织相关部门进行谈判，争取达成双方都能接受的索赔解决方案。谈判过程中，应注意收集和保留相关证据，以备后续可能的法律纠纷使用。

（五）索赔的处理结果

1.如双方通过协商谈判达成一致意见，签订《索赔协议》，明确索赔金额、支付方式及支付期限等条款。

2.如协商谈判未能达成一致意见，公司可根据合同约定或法律法规，通过法律途径解决索赔纠纷。在法律诉讼过程中，公司应积极配合，提供充分的证据支持自己的主张。

四、合同变更与索赔的文件管理

（一）文件收集

1.合同执行部门、合同管理部门及法务部门在合同变更与索赔管理过程中，应及时收集、整理相关文件资料，包括合同变更申请表、法律意见、谈判记录、索赔协议等。

2.所有文件资料应确保真实、完整、有效，并按照时间顺序进行编号归档。

（二