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企业机电设备档案管理要求

1使用单位应依法建立健全档案工作管理制度，明确有关部门及人员职责。使用单位应保

障档案管理所需物资、耗材的供应。

2使用单位应任命专职或兼职人员负责档案的管理工作，其应具备档案管理的基础知识和

技能，若离岗应按规定办理有关档案的交接手续。机电制造设备安全总监负责组织制定本

单位机电制造设备使用安全管理制度，机电制造设备安全员负责建立健全本文件规定的安

全技术档案、运行管理档案。

3使用单位应对机电制造设备档案进行合理分类，其中机电类机电制造设备至少应有案卷

目录和卷内目录。

4设备档案应包括设备全生命周期的规划、设计、制造、购置、安装、使用、维修、改造

直到报废过程中所形成的图纸、文字、使用说明、计算数据、科技参数、凭证照片、记录

文字等文件资料，通过收集整理签字文件建立设备档案。

5档案应包括纸质文件和电子文件，其中纸质文件归档参照GB/T11822有关规定，电子

文件归档参照GB/T18894有关规定。有条件应采用信息化手段进行档案管理，把纸质档

案转化为电子档案。

6纸质档案

6.1形成、收集

6.1.1使用单位应依据设备种类对机电制造设备文件资料进行收集，收集资料应齐全、真

实、准确，内容完整、系统。

6.1.2各阶段形成的文件资料，应及时收集：

——出厂文件资料，收到即收集；

——施工阶段形成的各类文件资料，竣工即收集；

——各类检验检测、鉴定评估的报告，应在活动事项结束当月收集；

——按年度周期性形成的记录，应在年末集中收集。

6.1.3收集的文件资料应满足以下条件：

——收集文件资料应为原件，纸张质量应满足保管期限需求。若相关材料只能为复制

件的，应加盖公章保证其真实性和法律效力；

——收集的文件资料应手续完备，书绘工整，且字迹清楚、图样清晰、图表整洁；

——需长期保存的文件资料，应用不易褪色的书写材料。

6.2整理

6.2.1可以按照机电制造设备的种类或资料形成阶段进行分类整理，包括但不限于以下基

本内容：

——设备选型和技术经济论证报告书；

——设备购置意向书和竞标内容；

——购置合同或协议签字副本；

——设备验收合格证；

——设备装箱单及开箱检验记录；

——进口设备索赔相关资料；

——设备安装记录和验收移交记录；

——设备登记卡片；

——设备调试、运行记录；

——设备故障分析报告、事故报告；

——设备定期检查和监测记录；

——设备维修、检修工作记录；

——设备报废申请和记录、其他记录。

6.2.2需经常性查阅或借出的不涉密文件资料收集时应另制作复制件备用。

6.2.3超出卷盒尺寸的文件资料应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠，字迹模糊

或易退变的应予修复、复制。

6.3立卷

6.3.1为便于档案的保管和利用，应遵循文件资料的形成规律，保持案卷的成套、系统和

案卷内文件的有机联系。

6.3.2经整理后的文件资料应及时组卷，视情况既可由相互联系的若干文件材料等组合成

卷，也可按年度组卷。已成册文件资料应保持其原有形态，不同保管期限资料不应归于同

一案卷。

6.3.3卷内文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

6.3.4同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

6.3.5机电制造设备应单台组卷，后期的改造、重大修理、更换的重要部件等安全技术档

案适用于插卷。运行管理档案宜按年度组卷，其中某台设备独有的运行记录也适用续卷。

安全管理制度档案宜按文书档案管理。

6.3.6同一档案室内档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

6.3.7设备案卷按照本单位档案分类方案和排列顺序编制档号，建议结合本单位实际需求

制定。

6.3.8案卷内文件资料按照案卷封面、卷内目录、存档资料、卷内备考表的顺序按件依次

排列。案卷目录、卷内目录的编目见附录A。

6.3.9案卷内文件资料宜按要求编写页号。件装订时每件首页空白处盖档案章，档案章内

容，格式见GB/T11822。

6.3.10应根据归档文件保管期限确定装订方式，相同期限的归档文件装订方式应尽量保

持一致，不同期限的装订方式应相对统一。案卷装订方法可用卷装订或件装订，安全技术

类案卷建议卷装订，运行管理类及安全管理制度类案卷建议件装订。

6.3.11装订材料应与保管期限要求相匹配，装订时应使用对纸张无损的装