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会议日程的制定与管理

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CONTENTS

目录

01

前期筹备规范

02

日程制定流程

03

会议过程管理

04

协作工具应用

05

突发问题应对

06

后续跟进机制

01

前期筹备规范

会议目标与议题确认

确定会议的具体目标，包括讨论的主要问题和期望达成的结果。

明确会议目标

根据会议目标，筛选出相关议题，并按优先级进行排序，确保会议高效进行。

议题筛选与排序

对每个议题进行细化，明确讨论的具体内容、背景信息和预期成果。

议题细化与准备

参与人员职责划分

发言人员职责

根据会议议题和议程安排，积极发言，提出建设性意见和建议。

03

负责会议记录，确保会议内容准确无误，包括会议时间、地点、参与人员、讨论内容和决策结果等。

02

记录员职责

主持人职责

负责会议的整体推进，确保会议按照预定议题和流程进行，控制会议节奏。

01

资料收集与预研标准

资料收集与整理

会前需收集与会议议题相关的资料，并进行整理，以便讨论时参考。

01

预研标准制定

针对会议议题，制定预研标准，确保参与人员对议题有充分了解和准备，提高会议效率。

02

资料保密与共享

对敏感资料进行适当保密，同时确保必要资料在会议前能够共享给相关人员。

03

02

日程制定流程

时间轴与议程结构设计

确定会议开始和结束时间，并划分为不同的时间段。

梳理会议整体时间

安排关键议题时间

安排休息时间

针对重要议题，预留充足的时间进行讨论和交流。

根据会议时间长短，合理安排茶歇和休息时间，保障参会人员精力。

根据议题的紧急程度，确定优先讨论的顺序。

紧急程度排序

根据议题对会议目标达成的贡献度，确定重要议题的优先顺序。

重要性排序

将关联性强的议题放在一起讨论，以提高讨论效率。

关联性排序

议题优先级排序方法

弹性时间预留规则

为每个议题或议程环节预留一定的弹性时间，以应对可能出现的意外情况。

预留弹性时间

如出现重要议题需要更多时间讨论，可适当调整后续议题的时间安排。

灵活调整时间

01

02

03

会议过程管理

节点安排

在会议过程中，设置多个关键节点，如开场白、主题陈述、讨论环节、表决环节等，确保会议有序进行。

流程节点控制机制

时间控制

为每个节点设定合理的时间限制，避免会议过程中时间过度延长或不足。

节点转换

在每个节点结束后，明确下一节点的任务和目标，确保会议连贯性。

发言时间监督技巧

发言时长限制

为每位发言人设定合理的发言时长，避免会议过程中个别发言过长。

01

发言次数控制

限制同一发言人的发言次数，确保其他与会者有机会表达观点。

02

发言顺序安排

根据会议议程和实际情况，合理安排发言顺序，确保重要观点得到充分讨论。

03

决议事项记录规范

确保会议记录涵盖所有重要决议、行动计划和责任人，以便后续跟踪和执行。

记录内容

会议记录应准确无误，避免模糊或含糊不清的表述，确保信息传达的准确性。

记录准确性

采用统一的记录格式，如使用会议纪要模板，便于查阅和归档。

记录格式

04

协作工具应用

日程管理软件推荐

6px

6px

6px

适用于企业团队，具备强大的日程管理和邮件提醒功能。

Outlook

基于卡片式管理，可灵活调整会议日程和任务进度。

Trello

可共享日历，支持多人协作编辑，适用于团队和个人。

GoogleCalendar

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02

专业会议日程安排工具，可与各种日历系统同步，提高会议安排效率。

Calendly

04

便于参会者提前准备，提高会议效率。

明确的会议主题和议程

在模板中标注参会人员，确保重要人员不遗漏。

参会人员确认

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直观展示会议时间、时长和间隔时间，便于参会者查看。

清晰的时间轴

注明会议地点或线上会议链接，确保参会人员能够顺利参与。

会议地点与方式

可视化模板设计要点

多端同步操作指南

实时同步

确保手机、电脑、平板等多端设备实时同步会议日程，方便随时查看和更新。

01

云端存储

将会议日程存储在云端，确保数据安全且可随时访问。

02

协作编辑

支持多人同时编辑会议日程，提高协作效率。

03

提醒与通知

设置会议提醒和通知，确保参会人员能够准时参加会议。

04

05

突发问题应对

针对可能出现的问题，提前对会议流程进行梳理和调整，确保会议顺利进行。

提前梳理会议流程

制定备用议程，当原议程无法执行时，及时启用备用议程。

准备备用议程

根据会议实际情况，灵活调整各项议程的时间安排。

灵活调整会议时间

议程调整预案制定

冲突化解策略应用

寻求第三方协调

当冲突双方无法达成一致时，可以寻求第三方的协调和帮助。

03

将主要冲突放在优先解决的位置，避免冲突扩大和影响会议进程。

02

优先解决主要冲突

倾听各方意见

充分了解冲突各方的意见和需求，寻找共同点，寻求妥善解决方案。

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设备