管理沟通：书面沟通PPT教学课件.pptx

管理沟通

书面沟通的特点01目录书面沟通应该遵循的原则02书面沟通的基本形式03商务信函的结构、种类和标准04第十一章书面沟通有效书面沟通的策略05

第十一章书面沟通-4-1.了解书面沟通的特点；2.明确书面沟通的基本形式；3.识别商务信函的种类；4.掌握商务信函的写作技巧；5.把握书面沟通的语气；6.克服书面沟通的心理障碍。学习目标

第十一章书面沟通“还”字多音惹纷争2016年4月，黄先生承建北京某农业发展有限公司养猪舍7栋，承包工程款总计84万元。双方约定工程开工时，农业公司首付黄先生总工程款的70%即58800元。但农业公司却只给付黄先生3万元，其余款额一直未付。2018年4月7日，农业公司出具一张写有“还欠黄某工程款28800元”的证明。黄先生依此欠据将农业公司告上法庭，要求立即给付工程款28800元。然而在法庭上，被告农业公司在承认欠黄先生工程款28800元的同时，提出此欠款已由当时经手人偿还了，并为黄先生出具了还款证明，字条“还欠黄某工程款28800元”中的“还”字应读为“huan”，故不同意黄先生的诉讼请求。北京市顺义区法院认为：被告为原告出具的证明，应视为欠款证明，法院对原告的请求应予支持；被告辩称此证明为还款证明，未提供相关的证据证实，法院不予采信。最终判决被告北京某农业公司给付原告黄先生工程款28800元；案件受理费1162元由被告负担。引导案例

第十一章书面沟通这是一起因一张证明上“还”字读音引发的扑朔迷离的承揽合同纠纷案，从中不难看出，书面沟通在日常管理工作中的重要性。然而，在管理实践中，人们对于书面沟通的认识是不同的。有的人认为，作为领导，有秘书负责撰写公文，自己就不用动手。如果实在需要自己出面写，可以利用标准格式信函，或者索性直接打电话。还有的人认为自己是搞专业的，而不是从事写作的。事实上，上述观点都是片面的。随着通信技术的发展以及许多公司逐步小型化，从事辅助支持性工作的人员（如秘书）正在减少，多数秘书并非完全从事纯事务性的工作，而是扮演着行政管理助理的角色，因此许多书面沟通的工作必须由管理者自己去做。另外，在处理常规问题时，虽然可以采用事先印好的填空式的标准空白信笺，如贺年卡等，但是，在许多情况下，人们更多面对的是非常规情景，而且职位越高，面对的复杂问题就越多。从公文写作的角度来看，这些问题并不是那些标准格式信函所能解决的。另外，从事专业技术性工作的人员（如各类技术员、工程师、会计以及其他管理工作者），一般都需要撰写各种公文。从个人职业生涯的角度来看，书面沟通技能也是非常重要的。如果你的总结写得十分出色，给客户复函时具有很强的说服力，就会有更多的晋升机会和更好的绩效。引导案例

第十一章书面沟通由此可见，现在，许多企业在招聘人才时，首先考察的就是其书面沟通能力（如简历、工作申请函等）。一家国际公司的人力资源部总裁曾经感叹道：“我曾亲眼看见一些人因为写不出像样的建议书或在项目评估会上不能作流利而清晰的发言而痛失升迁的机会。”对于组织来说，有效的书面沟通还有助于与客户建立良好的关系，有助于树立组织的良好形象和声誉，从而有利于组织实现其战略目标。引导案例

书面沟通的特点0１

-5-第十一章书面沟通——书面沟通的特点书面沟通是指以书面或电子邮件作为载体，运用文字、图式进行的信息传递过程。很多管理工作都是通过书面沟通进行的。在美国《沟通》杂志刊登的一篇文章中，管理学家克莱姆和史尼德指出，管理者将他们89%的时间花在与沟通有关活动的事务上，其中59%的时间花在“听”和“说”上，19%的时间花在“读”上，22%的时间花在“写”上。因此，管理者必须精通书面沟通技能。书面沟通在管理工作中的重要性是毋庸置疑的。基于不同的沟通目的，组织中的书面沟通具有自身的特点，与口头沟通明显不同，如表11－1所示。

-5-第十一章书面沟通——书面沟通的特点

-5-第十一章书面沟通——书面沟通的特点在上海曾经发生过这样一起办学广告纠纷：有一个中外合作办学的项目，涉及收费标准的问题。以前一直写1学年收费10000元，由于部分学生一次性缴款有困难，因而校方考虑，在新的学年将一次性收费改为两次收费，并在招生广告上将1学年收费10000元改写为1学期收费5000元。但当广告登出时，却将1学期收费5000元误写为1学年收费5000元。随即报名者纷纷涌来。这一书写差错带来的负面影响是非常严重的。尽管校方在开学时对学生及其家长做了解释，但是仍然有许多人投诉，说学校乱收费，有欺骗之嫌，等等。这一纠纷甚至持续了3年之久！上述案例告诉我们，尽管只是一字之差，但造成的后果是十分严重的。由此可见，管理过程中的书面沟通与一般性写作（如文学、娱乐等