展会活动嘉宾邀请与接待安排管理.docx

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展会活动嘉宾邀请与接待安排管理

模块类别

安排事项分类

安排实施要点

配置标准与管控机制

①嘉宾分类管理

嘉宾类型划分

①将出席嘉宾按身份划分为:政府领导、行业协会、重点企业代表、媒体代表、特邀外宾;

②每类嘉宾设置对应邀约模板与席位规划。

①每类嘉宾分配编号标签、信息登记表;

②在邀请名单中标注是否发言、是否住宿、是否参观等需求项。

②邀请组织流程

邀请函件发放与确认

①提前20个工作日发送正式邀请函(含时间、地点、议程、交通、联系人);

②提供二维码确认通道或专属邮箱回复通道;

③未回执嘉宾进行人工跟进。

①统一使用主办方信签电子模板或定制纸质函;

②确认回执不低于80%返回率;

③回执信息3日内录入系统建档。

③到场接待安排

嘉宾签到与引导接待

①在签到区设置贵宾接待台,由具礼仪经验人员接待;

②设“红色嘉宾引导线”引领至观礼区;

③配备多语种接待人员服务外宾。

①签到区每桌配2名接待员;

②引导线全程张贴指示标识;

③外宾区安排双语专员全程陪同接待。

④会中服务配置

嘉宾休息与会中照料

①贵宾休息区配置沙发茶歇、饮水区、会议资料台;

②安排嘉宾专属座席并张贴桌签;

③如有演讲,提供提词器与打印稿。

①每10名贵宾配1名服务联络人;

②提供无线麦克风、演讲计时牌;

③为重点嘉宾配1对1引导陪同专员。

⑤会后延伸服务

嘉宾后续联络与纪念品

①为所有出席嘉宾准备个性化纪念礼包(内含展会手册、定制礼品、回执函等);

②设置留影区,提供高清电子照片发送;

③展后5日内致谢联络并发送展会总结信息。

①嘉宾名单与礼品发放登记联动;

②照片上传云端生成唯一链接;

③建立后续联络台账维护关系。

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