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展会活动嘉宾邀请与接待安排管理
模块类别
安排事项分类
安排实施要点
配置标准与管控机制
①嘉宾分类管理
嘉宾类型划分
①将出席嘉宾按身份划分为:政府领导、行业协会、重点企业代表、媒体代表、特邀外宾;
②每类嘉宾设置对应邀约模板与席位规划。
①每类嘉宾分配编号标签、信息登记表;
②在邀请名单中标注是否发言、是否住宿、是否参观等需求项。
②邀请组织流程
邀请函件发放与确认
①提前20个工作日发送正式邀请函(含时间、地点、议程、交通、联系人);
②提供二维码确认通道或专属邮箱回复通道;
③未回执嘉宾进行人工跟进。
①统一使用主办方信签电子模板或定制纸质函;
②确认回执不低于80%返回率;
③回执信息3日内录入系统建档。
③到场接待安排
嘉宾签到与引导接待
①在签到区设置贵宾接待台,由具礼仪经验人员接待;
②设“红色嘉宾引导线”引领至观礼区;
③配备多语种接待人员服务外宾。
①签到区每桌配2名接待员;
②引导线全程张贴指示标识;
③外宾区安排双语专员全程陪同接待。
④会中服务配置
嘉宾休息与会中照料
①贵宾休息区配置沙发茶歇、饮水区、会议资料台;
②安排嘉宾专属座席并张贴桌签;
③如有演讲,提供提词器与打印稿。
①每10名贵宾配1名服务联络人;
②提供无线麦克风、演讲计时牌;
③为重点嘉宾配1对1引导陪同专员。
⑤会后延伸服务
嘉宾后续联络与纪念品
①为所有出席嘉宾准备个性化纪念礼包(内含展会手册、定制礼品、回执函等);
②设置留影区,提供高清电子照片发送;
③展后5日内致谢联络并发送展会总结信息。
①嘉宾名单与礼品发放登记联动;
②照片上传云端生成唯一链接;
③建立后续联络台账维护关系。
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