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DB13

河北省地方标准

DB13/T2295—2015

行政许可电子档案管理规范

Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement

2015-12-25发布2016-02-01实施

河北省质量技术监督局发布

I

DB13/T2295—2015

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由河北省质量技术监督局审查事务中心提出。

本标准由河北省服务标准化技术委员会归口(SAHB/TC264)。

本标准主要起草单位：河北省质量技术监督局审查事务中心。

本标准主要起草人：张再永、李贻才、刘凤英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑倩、王军杰、张立军。

DB13/T2295—2015

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行政许可电子档案管理规范

1范围

本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用。

本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范

DA/T18档案著录规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

行政许可电子档案Administrativelicensingofelectronicarchives

在行政许可管理工作过程中形成的归档电子文件及相关的元数据。

3.2

归档电子文件Archivalelectronicrecords

经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

3.3

元数据Metadata

描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。3.4

归档filing

把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.5

迁移Migration

将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

2

DB13/T2295—2015

4总则

4.1行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4.2应对行政许可电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4.3应明确规定行政许可电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。

4.4归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.5应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

4.6应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。

5元数据管理

5.1元数据内容

5.1.1元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。

5.1.2归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。

5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。

5.1.4归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

5.1.5归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.2元数据结构

5.2.1背景结构信息表

行政许可电子档案的背景结构信息见表1。

表1背景结构信息表

序号

字段名称

说明

1

形成部门

行政许可电子档案形成的部门信息

2

完成日期

行政许可电子档案的完成日期信息

3

通讯地址

行政许可电子档案主管部门的通讯地址信息

4

联系电话

行政许可电子档案主管部门的联系电话信息

5

联系人

行政许可电子档案主管部门联系人信息

6

硬件环境

形成行政许可电子档案的计算机、网络服务器型号、制造厂商等信息

7

操作系统

形成行政许可电子档案的计算机操作系统信息

DB13/T2295—2015

3

8

操作系统版本

形成行政许可电子档案的计算机操作系统的版本信息

9

数据库系统

形成行政许可电子档案存储的数据库系统信息

10

数据库系统版本

形成行政许可电子档案存储的数据库系