DB6101_T 3237-2025 物业服务档案管理规范.docx

ICS01.140.20CCSA14

6101

西安市地方标准

DB6101/T3237—2025

物业服务档案管理规范

2025-05-28发布2025-06-28实施

西安市市场监督管理局发布

DB6101/T3237—2025

I

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4总则 1

4.1分类 1

4.2管理制度 1

4.3基本要求 2

5管理要求 2

5.1档案形成 2

5.2档案归档 2

5.3档案整理 2

5.4档案保管 3

5.5档案利用 4

5.6档案交接 4

5.7档案鉴定与销毁 4

6监督检查 5

6.1监督检查方法 5

6.2监督检查内容 5

6.3改进 5

附录A（资料性）物业服务档案分类目录及保管期限 7

附录B（资料性）物业服务档案编码 12

附录C（资料性）归档文件目录 13

参考文献 14

DB6101/T3237—2025

II

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由西安市住房和城乡建设局提出并归口。

本文件起草单位：诚悦物业服务集团有限公司、融创物业服务集团有限公司西安分公司、陕西网商物业评估咨询有限公司。

本文件主要起草人：夏小军、赵海昕、李志锋、夏明、刘炳东、鲁琳、薛黎。

本文件由诚悦物业服务集团有限公司负责解释。

本文件首次发布。

本文件在实施过程中如有疑问或建议，请将咨询或修改建议等信息反馈至下列单位：

单位：诚悦物业服务集团有限公司

地址：陕西省西安市高新区锦业路36号盈樾国际17层

电话：029邮箱：office@

DB6101/T3237—2025

1

物业服务档案管理规范

1范围

本文件规定了物业服务档案管理的原则、管理要求和监督检查的要求。

本文件适用于物业服务档案管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T22归档文件整理规则

DA/T42企业档案工作规范

DA/T69纸质归档文件装订规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

物业服务档案

物业服务活动过程中直接形成的具有查考价值业已归档的各种文字、图像、声音以及其他各种载体的历史记录。

3.2

档案管理

对物业服务档案的形成、接收、交接、归档、整理、保存和开发利用的活动。

4总则

4.1分类

物业服务档案按类别内容分为文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、合同档案等；按载体形式分为纸质档案、声像档案、实物档案。物业服务档案分类参见附录A。

物业服务组织应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编码，物业服务档案的分类及编码参见附录B。

4.2管理制度

物业服务组织应建立并形成档案管理制度，内容包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、保密、交接、销毁及档案突发事件应急处置等。

DB6101/T3237—2025

2

4.3基本要求

4.3.1应专门设置档案保管用房，配备满足档案管理所需的设施设备和工具，包括但不限于：

a)档案柜/架等保管设备；

b)电脑、打印机、复印机、装订工具等办公设备；

c)温、湿度等监测设备；

d)视频监控、监测预警、消防器材等相应的安防设备。

4.3.2应采取适应各类档案的存储与保管措施。

4.3.3应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染、防磁等防护工作。

4.3.4档案柜不应存放与档案保管、保护无关的物品。

4.3.5应定期检查和维护档案管理设施设备，确保正常运转。

4.3.6应指定人员负责物业服务档案管理工作，