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学校办公室工作流程图
演讲人：
日期:
目录
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日常事务管理
协调沟通机制
文件收发管理
学生事务处理
会议组织流程
应急事务管理
01
日常事务管理
制定并执行考勤制度，确保教职工和学生的出勤情况得到准确记录。
考勤制度
通常为每月或每学期，根据实际情况进行调整。
考勤周期
采用电子考勤或人工考勤相结合的方式，确保考勤结果的准确性和公正性。
考勤方式
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02
考勤登记流程
对迟到、早退、旷工等情况进行统计和处理，并及时通知相关人员。
考勤结果处理
04
值班人员
根据工作需要，安排值班人员，明确值班时间和值班职责。
值班职责
值班人员需负责处理突发事件、接听电话、接待来访者等事务，确保办公室正常运转。
值班记录
值班人员需认真填写值班记录，记录值班期间的重要事项和处理情况。
交接事项
值班人员需向接班人员交代清楚值班情况和未完成事项，确保工作的连续性。
值班安排规范
办公用品申领流程
各部门根据实际需要，定期向办公室提出办公用品申领申请。
申领程序
审核批准
发放领用
使用管理
办公室对申领申请进行审核，确保申领合理、符合预算。
审核通过后，由专人负责发放办公用品，并登记领用情况。
各部门需合理使用办公用品，避免浪费和损坏，定期将使用情况报办公室备案。
02
文件收发管理
公文接收与分转
接收文件
收到文件后，及时检查文件的完整性、准确性及涉密情况。
01
分转文件
根据文件内容和性质，将文件分转至相关部门或人员处理，确保文件得到及时、准确的处理。
02
登记记录
对接收和分转的文件进行登记，记录文件的流转情况，确保文件可追溯。
03
文件归档标准
归档范围
明确文件的归档范围，包括公文、信函、报告、会议纪要等。
01
根据文件的重要性和紧急程度，确定文件的归档时间，确保文件及时归档。
02
归档要求
归档文件需分类清晰、目录明确、装订整齐，方便查阅。
03
归档时间
需查阅档案时，需向档案管理部门提出申请，说明查阅目的和范围。
档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的重要性和涉密情况，决定是否批准查阅。
经批准查阅档案的人员，需在档案管理部门进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。
查阅档案时，需遵守档案管理的相关规定，不得私自复制、篡改或泄露档案信息。
档案查阅审批流程
查阅申请
审批流程
查阅登记
查阅限制
03
会议组织流程
负责会议的整体策划，确定会议议程和参会人员，协调各部门准备工作。
办公室主任
协助办公室主任制定会议计划，准备会议材料，包括议程、背景资料等，并通知参会人员。
秘书处
根据会议议程，准备相关材料，如需汇报的内容、讨论事项等，并安排部门内部工作。
各部门负责人
会前筹备分工
会议记录模板
会议名称、时间、地点、参会人员、记录人等。
会议基本信息
会议目标
会议讨论内容
明确本次会议的主要目的和任务。
详细记录会议讨论的重要事项、意见、建议等。
决策结果
后续行动计划
记录会议达成的共识、决定和分工。
明确各项任务的执行人、完成时间和具体要求。
决议事项跟进机制
决议事项跟进机制
专人负责
反馈机制
进度跟踪
监督与评估
每项决议事项需指定专人负责跟进，确保决议得到有效执行。
定期对决议事项进行进度跟踪，及时发现问题并协调解决。
建立决议执行情况的反馈机制，及时向上级汇报进展情况，并根据实际情况调整执行计划。
对决议执行情况进行监督和评估，确保各项任务按时完成，达到预期效果。
04
协调沟通机制
跨部门协作流程
明确职责分工
各部门应明确各自职责，确保各司其职，减少推诿扯皮现象。
01
建立定期沟通机制
各部门应定期召开工作例会，就工作中出现的问题、进展情况等进行充分沟通，共同制定解决方案。
02
制定合作计划
对于需要跨部门协作完成的任务，应制定详细的合作计划，明确任务目标、责任人和时间节点等。
03
师生事务对接规范
各部门应设立专门负责师生事务的对接岗位，以便及时响应和处理相关问题。
设立专门对接岗位
对接岗位应制定明确的服务标准和流程，确保师生事务能够得到及时、有效的处理。
制定服务标准
各部门之间应加强信息共享和沟通，避免出现信息不对称的情况，影响对接效果。
加强信息沟通
紧急事项反馈通道
确定紧急事项范围
各部门应明确哪些事项属于紧急事项，以便在紧急情况下能够迅速做出反应。
建立快速反馈机制
制定应急预案
对于紧急事项，应建立快速反馈机制，确保信息能够及时传递到相关部门和人员。
针对可能出现的紧急事项，应提前制定应急预案，以便在事发时能够迅速、有效地应对。
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学生事务处理
填写个人信息、选择专业、缴纳学费。
新生入学注册
提交申请、审核通过、办理手续。
休学、复学处理
每学期更新个人信息、确认课程、缴纳学费。
在校生注册
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