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化妆品行业采购流程及审批制度

一、制定目的及范围

为规范化管理化妆品企业的采购行为，提升采购效率，控制采购成本，确保采购活动的合法性与高效性，特制定本制度。该制度适用于企业内部所有涉及化妆品原料、包装材料、检测试剂、设备器械、促销品及相关配套用品的采购流程，涵盖常规采购、专项采购、紧急采购以及年度采购计划。通过科学合理的流程设计，实现采购工作的透明化、标准化，保障企业产品质量及市场竞争力。

二、采购原则

采购工作应坚持公平、公正、公开的原则，确保采购过程的合法合规。优先考虑质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，避免暗箱操作和利益输送。采购决策应以技术要求、供应商资质、交货能力、售后服务等多方面因素综合考虑。采购人员应严守职业道德，严格执行审批制度，杜绝贪污受贿、回扣等不良行为，保障企业利益最大化。

三、采购流程设计

化妆品行业的采购流程应结合行业特点，突出原料品质、供应稳定性与成本控制，具体流程如下：

（一）需求提出与申报

采购流程由各相关部门发起，明确采购需求。研发部门根据产品设计或市场需求提出原料或包装材料的规格、数量及特殊要求，填写《采购需求申请单》。财务部门根据预算额度进行初步审核，确保资金安排合理。需求申报经过部门负责人签字确认后，进入采购流程。

（二）采购计划编制与审批

采购部门根据需求申请单，结合库存情况及供应商情况，编制采购计划。计划包括采购内容、预估金额、交货期限等信息。采购部门将采购计划提交至公司采购审批委员会或相关责任人审查。审批内容包括采购必要性、预算符合性、供应商资格等。审批通过后，采购计划正式生效。

（三）供应商资质确认与评估

采购部门应建立并维护供应商数据库。对潜在供应商进行资质审核，包括企业资质、产品质量、供货能力、售后服务、以往合作评价等。必要时进行实地考察或样品测试。已合作供应商应定期评估表现，确保供应质量与交期稳定性。供应商评估结果作为后续合作的重要依据。

（四）询价与比价

采购部门根据采购需求，向符合条件的供应商发出询价函，提供详细的规格、数量、交货期等信息。供应商在规定时间内提交报价单。采购人员对比价格、交货期、付款条件、售后服务等因素，进行综合评估。必要时，进行多轮谈判，以达成最优合作条件。

（五）采购审批与合同签订

比价完成后，采购部门整理评审报告，将采购方案及供应商报价提交审批。审批流程包括采购主管、财务部门、技术部门及高层管理的多级审批。审批通过后，采购部门与供应商签订正式采购合同，明确交货时间、质量标准、支付方式、违约责任等条款。

（六）订单执行与跟踪

签订合同后，采购部门根据合同内容下达采购订单。订单应详细注明采购内容、数量、交货时间、价格等关键要素。采购过程中，采购部门应密切跟踪订单执行情况，确保供应商按期交货。出现延误或质量问题时，应及时与供应商沟通协商解决。

（七）验收与入库

物资到货后，相关部门应立即组织验收。验收内容包括外观检查、数量核对、质量检验（必要的有质检报告、检测合格证明等）。验收合格的物资由仓储部门入库，并登记入库台账。验收不合格的，应及时退换或索赔。

（八）付款与结算

采购物资验收合格后，财务部门依照合同约定办理付款手续。付款前应核对发票、验收单、合同等相关资料，确保财务凭证的准确性。建立付款档案，确保财务流程规范，避免财务风险。

（九）采购档案管理

所有采购相关资料，包括采购申请单、审批单、合同、验收报告、发票、付款凭证等，应完整归档，方便追溯与审计。建立电子档案系统，提高管理效率。采购档案的保密性与安全性应得到保障。

（十）特殊采购方式

紧急采购：遇到突发事件或紧急需求时，经部门负责人批准，可采用应急采购方式，无需经过完整的询价比价流程，但须在事后补办相关审批手续，确保程序合规。

试用采购：为评估新供应商或新产品，进行试用采购，试用期结束后，根据表现决定是否继续合作。

预采购：根据年度或季度计划，提前储备部分原料或包装材料，减少突发采购压力。

四、审批制度与责任划分

采购审批制度应明晰责任分工，确保每个环节都有人把关。采购申请由需求部门提出，初步审核由采购部门完成，技术部门参与规格确认，财务部门负责预算审核。关键环节由高层管理或采购审批委员会审批，确保采购决策的科学性与合理性。

采购人员需严格执行审批流程，未经授权不得擅自采购或变更合同条款。对违反制度或发生违规行为的责任人，应追究责任，采取相应的惩戒措施。制度中设有定期的审计与监督机制，确保流程的持续优化。

五、采购纪律与行为规范

采购人员应严格遵守职业操守，避免利益冲突。不得接受供应商的回扣、礼品或其他不正当利益。强化廉洁自律意识，保持采购的公正性与客观性。建立供应商信用评价体系，定期评估供应商表现，淘汰不合格或信誉不良的合作伙伴。

加强对采购流程的监控，防止虚假发票、重复采购、串通舞弊等行为。