大学科研项目档案管理制度​.doc

大学科研项目档案管理制度?

一、总则

1.目的：为加强大学科研项目档案管理，确保科研项目档案的完整、准确、系统和安全，有效服务于科研工作及学校发展，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于大学内所有科研项目档案的管理，涵盖各类纵向科研项目（如国家、省部级科研课题等）、横向科研项目（如企业合作项目等）。

3.管理原则：科研项目档案管理遵循集中统一管理原则，确保档案管理工作的规范性和一致性；同时遵循全过程管理原则，从项目申报到验收结题的各个环节，均应同步开展档案收集、整理和归档工作。

二、管理职责

1.学校档案管理部门

-负责制定和完善学校科研项目档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-对全校科研项目档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导，开展档案管理人员的培训工作。

-负责接收、保管和提供利用全校具有保存价值的科研项目档案，对档案进行科学分类、编目、上架等管理工作。

2.科研管理部门

-负责在科研项目管理过程中，及时向档案管理部门和项目承担单位（部门）传达有关档案管理的要求，督促项目承担单位（部门）做好档案收集、整理和归档工作。

-在科研项目申报、中期检查、验收结题等环节，对项目档案的完整性、准确性进行审核，并将审核意见反馈给项目承担单位（部门）。

3.项目承担单位（部门）

-负责本单位（部门）科研项目档案的具体收集、整理、归档工作，指定专人担任项目档案管理员，确保档案管理工作的顺利开展。

-按照学校档案管理部门和科研管理部门的要求，及时向学校档案管理部门移交符合归档要求的科研项目档案。

4.项目负责人

-负责组织项目组成员做好科研项目档案的形成、积累和整理工作，确保档案材料的真实、准确、完整。

-在项目验收结题后，按照规定将项目档案及时移交至项目承担单位（部门）的档案管理员。

三、归档范围

1.项目申报材料：包括项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、合作协议、任务书等。

2.项目研究过程材料

-研究计划、实施方案、年度进展报告、阶段总结报告等。

-实验记录、测试数据、调查数据、统计分析数据等原始数据及数据处理结果。

-研究过程中形成的学术论文、专著、专利申请材料、软件著作权登记材料等科研成果材料。

-科研项目经费预算、决算报告，经费使用凭证等财务材料。

-参加学术会议、调研考察等活动的相关材料，如会议通知、会议论文、调研记录等。

3.项目验收材料：验收申请书、验收报告、成果鉴定证书、用户使用报告、经济效益证明等。

四、归档要求

1.归档时间

-科研项目在研究过程中形成的阶段性成果材料，项目承担单位（部门）应每半年向学校档案管理部门移交一次。

-科研项目验收结题后，项目承担单位（部门）应在一个月内将完整的项目档案整理归档，移交至学校档案管理部门。

2.归档质量

-归档的科研项目档案应纸质材料与电子材料同步归档。纸质材料应字迹清晰、签字盖章齐全，采用A4规格纸张打印或复印；电子材料应格式规范、存储完整，确保能够长期有效读取。

-档案材料应按照分类标准进行整理，同一项目的档案材料应按照项目实施的时间顺序或逻辑关系进行排列编号，并编制档案目录。档案目录应包含序号、文件名称、日期、保管期限等内容。

-归档的科研项目档案应进行装订或装盒，确保档案材料的整齐、牢固。装订应符合档案装订规范要求，装盒应填写盒脊和备考表信息。

五、档案整理与分类

1.整理原则：遵循科研项目档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。

2.分类方法：科研项目档案按照项目来源、学科专业、项目类型等进行分类。具体分类方案如下：

-按项目来源分类：分为国家级项目、省部级项目、市厅级项目、横向合作项目等。

-按学科专业分类：根据学校的学科设置，分为医学、理学、工学、管理学等不同学科门类。

-按项目类型分类：分为基础研究项目、应用研究项目、技术开发项目等。

六、档案保管与保护

1.保管条件：学校档案管理部门应设置专门的库房保管科研项目档案，库房应保持清洁、通风、干燥，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。

2.保管期限：科研项目档案的保管期限根据项目的重要程度、研究成果的影响力等因素确定，一般分为短期（1-5年）、中期（5-10年）、长期（10年以上）。保管期限自项目验收结题之日起计算。

3.定期检查：档案管理人员应定期对科研项目档案进行检查，发现档案存在损坏、变质等情况，应及时采取修复、抢救等措施，并做好记录。

七、档案利用与服务

1.利用原则：在确