大学办公耗材采购发放制度​.doc

大学办公耗材采购发放制度?

办公耗材采购发放制度

一、目的

为加强医院办公耗材的采购与发放管理，规范采购流程，合理控制成本，确保办公耗材及时供应，保障医院各项工作的正常运转，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于医院各部门办公耗材的采购与发放管理。办公耗材主要包括但不限于纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本、中性笔、胶水、订书钉等日常办公所需的各类消耗性用品。

三、职责分工

（一）采购部门

1.负责制定办公耗材采购计划，根据各部门需求预测和库存情况，合理安排采购数量和时间。

2.寻找、筛选、评估合格的供应商，建立和维护供应商数据库，定期对供应商进行考核和评价。

3.执行办公耗材的采购工作，与供应商签订采购合同，确保采购物资的质量、价格、交货期等符合要求。

4.跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。

5.负责采购发票的收集、整理和报销工作，确保采购费用的支付合规、准确。

（二）仓库管理部门

1.负责办公耗材的验收入库工作，按照采购合同和相关标准，对到货的办公耗材进行数量清点、质量检验，确保入库物资的数量准确、质量合格。

2.建立办公耗材库存台账，对库存物资进行详细记录，包括入库日期、规格型号、数量、供应商等信息，做到账物相符。

3.负责办公耗材的保管工作，按照物资的特性和要求，合理安排存放位置，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，确保物资的安全和完好。

4.根据各部门的领用申请，负责办公耗材的发放工作，按照规定的流程和标准进行发放，并做好发放记录。

5.定期对办公耗材的库存进行盘点，每月至少进行一次实地盘点，核实库存数量与台账记录是否一致，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况，并向相关部门报告。

（三）使用部门

1.负责本部门办公耗材的需求统计和申报工作，根据工作实际需要，定期向采购部门提交办公耗材采购申请。

2.合理使用办公耗材，避免浪费，教育和督促本部门员工养成节约意识，提高办公耗材的使用效率。

3.配合采购部门和仓库管理部门做好办公耗材的验收、领用和盘点等工作。

四、采购管理

（一）采购申请

1.各部门应根据工作实际需求，于每月末填写《办公耗材采购申请表》，详细列出所需办公耗材的名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。

2.对于临时急需的办公耗材，使用部门可填写《临时办公耗材采购申请表》，注明急需原因，经部门负责人和分管院领导审批后，及时提交给采购部门。

（二）采购计划制定

采购部门收到各部门的采购申请后，结合库存情况进行汇总分析，制定月度办公耗材采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购金额、供应商选择等内容，并报主管领导审批。

（三）供应商选择

1.采购部门应通过多种渠道寻找和筛选合格的办公耗材供应商，建立供应商数据库。供应商应具备良好的信誉、稳定的产品质量、合理的价格和及时的售后服务能力。

2.对新供应商，采购部门应进行实地考察或要求提供相关资质证明材料，评估其生产能力、质量控制体系、环保措施等方面的情况，确保其符合医院的采购要求。

3.采购部门每年应对供应商进行综合考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予优先合作机会，对不符合要求的供应商进行淘汰。

（四）采购执行

1.采购计划经审批后，采购部门应根据采购计划与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。

2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物。如遇特殊情况导致交货延迟或出现质量问题，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或重新供货，并将相关情况及时反馈给使用部门。

五、验收入库管理

（一）到货通知

供应商交货前，应提前通知采购部门和仓库管理部门做好验收准备工作。采购部门在收到到货通知后，及时将相关信息传达给仓库管理部门，并提供采购合同副本、送货清单等资料。

（二）验收流程

1.仓库管理部门收到货物后，应根据采购合同和送货清单，对货物的名称、规格型号、数量、包装等进行仔细核对，确保货物与合同约定一致。

2.对需要进行质量检验的办公耗材，仓库管理部门应按照相关标准进行检验，如纸张的克重、墨盒的打印效果等。对于不合格的货物，应做好记录，并及时通知采购部门与供应商联系处理。

3.验收合格的办公耗材，仓库管理部门应填写《办公耗材验收入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、供应商、验收日期等信息，并由验收人员、采购人员和供应商送货人员签字确认。

（三）入库存储

1.验收合格