大学财务审计档案管理制度​.doc

大学财务审计档案管理制度?

大学财务审计档案管理制度

一、总则

1.目的：为了加强大学财务审计档案的科学管理，确保档案资料的完整、安全，有效利用财务审计档案信息资源，为学校的财务管理、审计监督及决策提供有力支持，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于大学内所有与财务审计相关档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等管理活动。

3.管理原则：遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则，确保财务审计档案管理工作的规范化、科学化、制度化。

二、管理职责

1.财务部门职责

-负责本部门日常财务工作中形成的各类财务审计资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。

-按照规定的时间和要求，将整理好的财务审计资料移交至学校档案管理部门。

-协助档案管理部门对财务审计档案进行分类、编号等工作。

2.审计部门职责

-负责审计项目实施过程中各类审计资料的收集、整理和归档工作，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告等。

-对审计档案的质量进行审核，确保审计档案内容规范、逻辑严谨。

-配合档案管理部门做好审计档案的保管、查阅等工作，对涉及审计机密的档案资料严格保密。

3.档案管理部门职责

-负责制定和完善财务审计档案管理制度，并监督制度的执行情况。

-接收财务部门和审计部门移交的财务审计档案，进行统一的分类、编号、编目、装订、上架等整理工作。

-负责财务审计档案的安全保管，提供适宜的保管环境，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案进行检查和维护。

-负责办理财务审计档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记，并监督档案的归还情况。

-按照规定的程序和方法，对超过保管期限且无保存价值的财务审计档案进行销毁处理。

三、档案收集与整理

1.收集范围

-财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、财务分析报告、财务规章制度、财务审批文件、资金往来记录、资产清查资料等。

-审计档案：审计项目计划、审计通知书、被审计单位基本情况表、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计整改报告、审计意见反馈等。

2.收集要求

-财务部门和审计部门在各自工作过程中形成的财务审计资料，应及时收集，确保资料的完整性，不得遗漏重要文件和记录。

-收集的资料应具备真实性和准确性，内容清晰、数据准确，签字盖章等手续完备。

3.整理要求

-财务部门和审计部门应按照档案管理的相关规定，对收集的资料进行初步整理，分类有序，便于后续的归档工作。

-档案管理部门接收移交的档案后，按照一定的分类标准进行统一整理，如按照时间顺序、项目类别等进行分类编号，编制档案目录，建立电子和纸质索引，方便查询和利用。

四、档案归档

1.归档时间

-财务部门应在年度财务工作结束后的[X]个月内，将整理好的上一年度财务审计档案移交至档案管理部门。

-审计部门应在每个审计项目结束后的[X]个工作日内，将该项目的审计档案整理归档并移交至档案管理部门。

2.归档手续

-移交档案时，移交部门应填写《财务审计档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、所属期间等信息，双方签字确认，各留存一份。

-档案管理部门对移交的档案进行核对验收，如发现档案资料不完整或不符合要求，应及时通知移交部门补充或整改。

五、档案保管

1.保管条件

-档案管理部门应设立专门的财务审计档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，确保档案保管环境符合要求。

-档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。

2.保管期限

-财务审计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期（如3年、5年、10年、15年等）两种。具体保管期限根据档案的重要性、性质和相关法规确定。

-档案管理部门应建立档案保管期限表，对各类财务审计档案的保管期限进行明确标注，并定期对档案的保管期限进行检查和调整。

3.档案清查

-档案管理部门应定期对财务审计档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、完整性和存放位置准确无误。

-在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应将清查结果形成报告，上报学校相关领导。

六、档案查阅与借阅

1.查阅规定

-校内人员因工作需要查阅财务审计档案的，应填写《财务审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间