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最新2025年财务报销制度及报销流程

为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本财务报销制度及报销流程。本制度适用于公司全体员工。

费用报销基本要求

发票要求

所有报销必须提供合法、有效的原始发票。发票应清晰显示公司名称、税号、商品或服务名称、金额、开票日期等信息。对于增值税专用发票，还需确保发票联和抵扣联完整无缺。

发票必须加盖开票单位的发票专用章，否则视为无效发票。

若因特殊情况无法取得发票，需提供其他合法有效的替代凭证，如收据、合同等，并经部门负责人和财务部门审核同意。替代凭证应能清晰反映业务内容、金额等关键信息。

报销凭证填写要求

报销人需填写《费用报销单》或《差旅费报销单》，确保填写内容完整、准确、清晰。报销单上应注明报销日期、报销人姓名、部门、报销事由、费用明细及金额等信息。

费用明细应详细列出每一项费用的具体内容，如办公用品需注明名称、数量、单价；差旅费需注明出差地点、时间、交通工具等。

报销金额应与发票金额一致，大小写金额必须相符。若存在多张发票，需在报销单上分别列出每张发票的金额及总计金额。

审批要求

所有报销事项必须经过相关人员的审批。审批流程按照公司规定的权限进行，一般包括部门负责人、财务部门审核、分管领导审批和总经理审批。

部门负责人负责对本部门员工的报销事项进行初审，确保报销事项真实、合理，符合公司的业务需求。

财务部门负责对报销凭证的合法性、合规性进行审核，检查发票的真伪、报销金额的准确性以及报销事项是否符合公司的财务制度。

分管领导和总经理根据公司的预算和费用控制目标，对报销事项进行最终审批。

报销时间要求

员工应在费用发生后的[X]个工作日内完成报销手续。特殊情况无法及时报销的，需提前向财务部门说明原因，并在获得批准后的[X]个工作日内完成报销。

每月[具体日期]为财务部门集中处理报销业务的时间，逾期未提交的报销申请将顺延至下月处理。

各项费用报销具体规定

办公用品费

办公用品的采购由行政部门统一负责。各部门根据实际需求填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后交行政部门。

行政部门根据各部门的申请，统一采购办公用品，并建立办公用品台账，记录采购、发放和库存情况。

办公用品采购完成后，行政部门应及时将发票和采购清单交财务部门报销。报销时需提供详细的采购清单，注明办公用品的名称、数量、单价和金额。

员工因工作需要自行购买办公用品的，需事先经部门负责人批准。报销时需提供发票和购买清单，经财务部门审核后予以报销。

差旅费

出差申请

员工出差前需填写《出差申请表》，注明出差地点、时间、事由、交通工具等信息，经部门负责人、分管领导和总经理审批同意后方可出差。

交通工具

员工出差应根据出差地点和任务的紧急程度选择合适的交通工具。一般情况下，省内出差优先选择公共交通工具，如汽车、火车等；省外出差可根据实际情况选择飞机、高铁等交通工具。

乘坐飞机的，需事先经总经理批准。特殊情况下需选择超出标准的交通工具，需在《出差申请表》中注明原因，并经总经理审批同意。

住宿费

员工出差期间的住宿费按照公司规定的标准执行。具体标准根据出差地点的不同分为不同等级，如一线城市、二线城市、三线城市等。

员工应选择经济实惠、安全卫生的住宿场所。住宿费报销时需提供正规发票，发票上应注明住宿日期、单价、金额等信息。实际住宿费超过规定标准的，超出部分由员工自行承担；低于标准的，按实际发生额报销。

餐饮费

员工出差期间的餐饮费实行定额补助，补助标准根据出差地点和天数确定。具体标准为：省内出差每人每天[X]元，省外出差每人每天[X]元。

餐饮费补助无需提供发票，员工在报销差旅费时直接按规定标准填写。若因业务需要发生招待费用，需单独填写《业务招待费报销单》，并按业务招待费的报销规定进行审批和报销。

市内交通费

员工出差期间的市内交通费凭发票实报实销。交通费发票应注明日期、起止地点、金额等信息。

差旅费报销流程

员工出差归来后，应在[X]个工作日内填写《差旅费报销单》，并附上相关发票和《出差申请表》。经部门负责人、财务部门审核、分管领导和总经理审批后，到财务部门办理报销手续。

业务招待费

业务招待费是指公司为开展业务活动而发生的招待客户的费用，包括餐饮费、礼品费、娱乐费等。

业务招待费的使用应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制费用支出。

员工因业务需要发生招待费用前，需填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、事由、人数、预计费用等信息，经部门负责人、分管领导和总经理审批同意后方可进行。

业务招待费报销时需提供正规发票和《业务招待费申请表》。发票上应注明招待日期、地点、人数、金额等信息。报销金额应与申请表中预计费用相符，如有差异需在报销单中注明原因。

业务招待费的报销审批流程与差旅费相同，需经过部门负责人、财务部门审核