商超商品采购合同管理规定.doc

商超商品采购合同管理规定

商超商品采购合同管理规定

一、总则

1.目的：为加强本商超商品采购合同的管理，规范采购合同签订、履行、变更、解除等行为，保障商超和供应商的合法权益，防范采购合同风险，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于本商超与供应商就商品采购事宜签订的所有采购合同的管理。包括但不限于食品、日用品、服装、电器等各类商品的采购合同。

3.职责分工

-采购部门：负责采购合同的起草、谈判、签订、执行跟踪以及与供应商的沟通协调工作；收集、整理供应商的相关资质文件和资料。

-法务部门：负责对采购合同文本进行法律审查，提供法律意见和风险提示；参与重大采购合同的谈判；处理采购合同纠纷案件。

-财务部门：负责对采购合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具等；监督采购合同的付款执行情况。

-质量检验部门：负责按照合同约定和相关标准对采购商品进行质量检验；对不合格商品提出处理意见，并协助采购部门与供应商协商解决质量问题。

-仓储部门：负责对采购商品的数量、规格等进行验收；按照合同要求做好商品的入库、保管和出库工作。

二、合同签订管理

1.供应商选择与评估

-资质审查：采购部门在选择供应商时，应要求供应商提供营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证等相关资质文件，确保供应商具备合法经营资格和生产供应能力。

-实地考察：对于重要商品的供应商或新开发的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产环境、生产工艺、质量管理体系等情况，评估供应商的综合实力。

-信用评估：采购部门应通过多种渠道收集供应商的信用信息，包括银行信用记录、商业信誉、与其他客户的合作情况等，对供应商进行信用评估。信用不佳的供应商不得与其签订采购合同。

-建立供应商档案：采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质文件、评估报告、合作记录等进行归档管理，以便查询和评估。

2.合同起草

-标准合同文本：采购部门应根据本商超的采购业务特点和法律要求，制定统一的商品采购标准合同文本。标准合同文本应包含合同双方的基本信息、商品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、结算周期、违约责任、争议解决方式等主要条款。

-特殊条款协商：对于标准合同文本未涵盖的特殊条款或供应商提出的特殊要求，采购部门应与供应商进行协商，并根据实际情况在合同中明确约定。特殊条款的协商应充分考虑本商超的利益和风险，确保合同条款公平合理。

-合同起草审核：采购合同起草完成后，采购部门负责人应进行初步审核，检查合同条款是否完整、准确，是否符合本商超的采购政策和要求。审核通过后，将合同文本提交给法务部门进行法律审查。

3.合同审查

-法务审查：法务部门收到采购合同文本后，应在规定时间内进行法律审查。审查内容包括合同的合法性、有效性、条款的完整性、准确性、违约责任的明确性等方面。法务部门应出具书面的法律审查意见，对合同中存在的法律风险提出修改建议。

-财务审查：财务部门对采购合同涉及的财务条款进行审查，重点审核付款方式、结算周期、发票开具等内容。确保财务条款符合财务制度和税收法规的要求，防范财务风险。

-其他部门审查：根据采购合同的具体内容和涉及的业务范围，采购部门可组织质量检验部门、仓储部门等相关部门对合同进行专业审查。相关部门应就合同中与本部门职责相关的条款提出意见和建议。

-修改完善：采购部门根据法务部门、财务部门和其他相关部门的审查意见，对采购合同进行修改完善。修改后的合同文本应再次提交给相关部门进行审核，确保合同条款符合各方要求。

4.合同审批

-分级审批：采购合同应根据采购金额、合同风险等因素实行分级审批制度。一般采购合同由采购部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人审批后即可签订；重大采购合同（如采购金额较大、涉及重要商品或技术复杂的合同）还需提交给商超管理层进行审批。

-审批流程：采购部门将修改完善后的采购合同文本连同各部门的审查意见一并提交给审批部门。审批部门应在规定时间内完成审批工作，并在合同审批表上签署审批意见。对于审批不通过的合同，采购部门应根据审批意见进行进一步修改，直至审批通过。

5.合同签订

-签订主体：采购合同应由本商超法定代表人或其授权代表与供应商法定代表人或其授权代表签订。授权代表签订合同的，应出具法定代表人的授权委托书，明确授权范围和有效期。

-签订形式：采购合同应采用书面形式签订，确保合同内容明确、可追溯。合同签订后，双方应在合同文本上加盖单位公章或合同专用章。

-合同备案：采购