物业会议室使用制度.doc

物业会议室使用制度

物业会议室使用制度

一、总则

1.目的

为加强公司会议室的规范化管理，合理有效地利用会议室资源，确保各部门会议及相关活动的顺利进行，提高会议效率和质量，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部各部门、各项目管理处以及因工作需要使用公司会议室的相关人员。

二、会议室资源管理

1.会议室信息

-公司设有[X]间会议室，分别为[会议室名称1]、[会议室名称2]……[会议室名称X]，各会议室位于公司办公区域的[具体位置1]、[具体位置2]……[具体位置X]。

-各会议室配备的设备设施包括但不限于投影仪、音响系统、麦克风、会议桌椅、书写板、空调等，部分会议室还配备了视频会议设备。

2.管理部门

-公司会议室由行政部统一管理，负责会议室的日常维护、设备设施的检查与报修、会议预订的审核与安排等工作。

-行政部安排专人作为会议室管理员，负责会议室的清洁卫生、设备操作指导等现场服务工作。

三、预订与安排

1.预订方式

-各部门如需使用会议室，应提前通过公司内部办公系统进行预订申请。预订申请应包括会议日期、开始时间、结束时间、会议主题、参会人数等信息。

-紧急会议或临时需要使用会议室的情况，可直接联系行政部会议室管理员，说明情况并进行口头预订，但事后需及时在办公系统中补填预订申请。

2.预订时间限制

-为确保会议室资源的合理利用，预订时间应遵循以下规定：

-常规会议预订应至少提前[X]小时提交申请；大型会议或重要活动预订应至少提前[X]个工作日提交申请。

-同一部门连续预订会议室的时间原则上不得超过[X]天，特殊情况需经行政部经理批准。

3.预订审批

-行政部收到预订申请后，将根据会议室的使用情况进行审核。如申请时间与其他已预订安排无冲突，将予以批准；如存在冲突，行政部将与申请部门沟通协调，协助其调整会议时间或更换会议室。

-涉及公司高层领导参加的会议或重要活动，预订申请需经行政部经理审核后，报公司分管领导审批。

4.预订确认与通知

-预订申请获得批准后，行政部将通过办公系统向申请部门发送预订确认信息，包括会议室名称、使用时间、注意事项等。

-申请部门负责及时通知参会人员会议的相关信息。

四、使用规范

1.会前准备

-申请部门在会议开始前[X]分钟到达会议室进行准备工作。如需使用特殊设备或进行复杂的会议布置，应提前与行政部会议室管理员沟通协调。

-会议室管理员应提前开启会议室的相关设备设施，确保设备正常运行，并提供必要的会议用品，如饮用水、一次性纸杯、会议资料夹等。

2.会议期间

-参会人员应遵守会议纪律，保持会议室的安静，不得在会议室内大声喧哗、随意走动。手机调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会议室外进行。

-使用会议室的部门应爱护室内设备设施，不得随意损坏或挪动。如因使用不当造成设备设施损坏，使用部门应承担相应的维修或赔偿责任。

-会议过程中如需调整设备参数或遇到设备故障，应及时联系会议室管理员协助处理，不得自行随意操作。

-严禁在会议室内吸烟、吃东西，保持会议室的整洁卫生。如因会议需要在室内用餐，使用部门应在会议结束后及时清理垃圾，恢复会议室原状。

3.会议结束

-会议结束后，使用部门应及时清理会议桌面，将会议资料、用品等整理归位。关闭投影仪、音响、空调、照明等设备电源，关闭门窗。

-会议室管理员应在会议结束后及时检查会议室的设备设施是否完好，卫生状况是否达标。如发现问题，应及时与使用部门沟通并记录在案。

五、设备管理与维护

1.设备检查

-行政部会议室管理员应每日对会议室的设备设施进行检查，包括投影仪、音响、麦克风、书写板、空调等，确保设备设施处于正常运行状态。

-定期对会议室的视频会议设备进行测试，确保与外部视频会议的连接顺畅，图像和声音清晰。

2.设备维护与保养

-按照设备的使用说明和维护要求，定期对会议室设备进行维护保养。如投影仪灯泡的更换、音响设备的清洁调试等，确保设备性能稳定。

-建立设备维护档案，记录设备的维护保养情况，包括维护时间、维护内容、维修记录等。

3.设备报修

-如发现设备设施出现故障，会议室管理员应及时填写设备报修单，详细说明故障现象和设备位置，并提交给公司的设备维修部门。

-设备维修部门接到报修单后，应尽快安排维修人员进行维修。对于紧急故障，应在[X]小时内到达现场进行处理；对于一般故障，应在[X]个工作日内完成维修。

六、卫生管理

1.日