物业钥匙管理规定.doc

物业钥匙管理规定

物业钥匙管理规定

一、总则

1.目的：为了加强本物业公司对钥匙的有效管理，确保钥匙的安全、规范使用，保障小区业主的财产安全和公司工作的正常开展，特制定本规定。

2.适用范围：本规定适用于物业公司全体员工涉及的各类物业钥匙管理，包括但不限于小区公共区域钥匙、业主委托代管钥匙、物业办公区域钥匙等。

3.管理原则：遵循“安全第一、规范有序、责任明确、便于工作”的原则，对钥匙进行分类、分级管理，确保每把钥匙都有清晰的记录和可追溯性。

二、钥匙分类与标识

1.分类

-公共区域钥匙：涵盖小区内所有公共设施设备用房钥匙，如配电室、消防泵房、电梯机房、监控室等；小区公共区域门禁钥匙，如单元门、小区大门门禁等；以及公共区域通道、楼梯间等的钥匙。

-业主委托代管钥匙：业主因特殊原因委托物业公司代为保管的自家房屋钥匙，包括入户门、室内房间门等钥匙。

-物业办公区域钥匙：物业公司办公室、会议室、仓库等办公场所的钥匙。

-其他钥匙：不属于以上三类，但与物业管理工作相关的钥匙，如小区内临时施工场地钥匙等。

2.标识

-所有钥匙均应进行明确标识，标识内容应包括钥匙所属区域、用途、房号（如有）等关键信息。

-标识应采用耐久性材料制作，确保清晰、不易褪色。对于公共区域钥匙，标识应能直观反映钥匙对应的具体设施设备或区域位置；对于业主委托代管钥匙，需注明业主房号及姓名。

-不同类型的钥匙应采用不同颜色或材质的标识牌进行区分，以便快速识别。例如，公共区域钥匙标识牌可采用黄色，业主委托代管钥匙标识牌采用蓝色，物业办公区域钥匙标识牌采用绿色等。

三、钥匙的登记与保管

1.登记

-新接收的钥匙，无论是新采购的办公区域钥匙，还是业主新委托代管的钥匙，均需在专门的《钥匙登记表》上进行详细登记。

-《钥匙登记表》应包含以下信息：钥匙编号、钥匙类型、所属区域或房号、接收日期、接收人、备注等。其中，钥匙编号应具有唯一性，便于管理和查询。

-对于业主委托代管钥匙，除了在《钥匙登记表》登记外，还需与业主签订《钥匙代管协议》，明确双方的权利和义务，包括代管期限、钥匙使用范围、保管责任等内容。《钥匙代管协议》一式两份，业主和物业公司各执一份。

2.保管

-设立专门的钥匙保管室或保管箱，用于存放各类钥匙。保管室或保管箱应具备良好的防盗、防火、防潮等功能，并安装监控设备，确保钥匙保管环境安全可靠。

-钥匙应按照分类进行分区存放，不同类型的钥匙应存放在不同的区域或抽屉内，并设置明显的标识牌，便于快速查找。

-安排专人负责钥匙的保管工作，保管人员应具备高度的责任心和安全意识，严格遵守钥匙保管制度。保管人员应定期对钥匙进行盘点，确保钥匙数量准确无误，并记录在《钥匙盘点记录表》上。

-非保管人员不得擅自进入钥匙保管室或接触钥匙保管箱，如因工作需要必须进入，需经过相关负责人批准，并在保管人员的陪同下进行操作。

四、钥匙的借用与归还

1.借用流程

-员工因工作需要借用钥匙时，需填写《钥匙借用申请表》，详细说明借用钥匙的编号、类型、所属区域或房号、借用原因、借用时间等信息。

-《钥匙借用申请表》需经部门负责人审批同意后，方可到钥匙保管人员处领取钥匙。对于涉及重要区域或业主委托代管的钥匙，还需经过项目经理或更高层级领导的审批。

-钥匙保管人员在发放钥匙时，应在《钥匙借用登记表》上记录钥匙的借用情况，包括借用日期、借用人员、归还日期（预计）等信息，并由借用人员签字确认。

2.归还流程

-借用人员应在规定的借用时间内归还钥匙。归还钥匙时，需到钥匙保管人员处办理归还手续，将钥匙交回保管人员。

-保管人员在接收归还的钥匙时，应仔细核对钥匙的编号、类型等信息，确保与借用记录一致。同时，检查钥匙是否完好无损，如有损坏应及时记录并向上级汇报。

-保管人员在《钥匙借用登记表》上记录钥匙的归还日期，并由借用人员签字确认。对于超期未归还的钥匙，保管人员应及时提醒借用人员归还。

3.特殊情况处理

-如因特殊原因无法按时归还钥匙，借用人员应提前向部门负责人说明情况，并申请延长借用时间。经部门负责人同意后，通知钥匙保管人员更新《钥匙借用登记表》上的归还日期。

-若钥匙在借用过程中丢失或损坏，借用人员应立即向上级报告，并承担相应的责任。对于丢失的钥匙，应及时采取措施进行更换或重新配制，确保相关区域的安全；对于损坏的钥匙，应根据情况进行维修或更换。同时，借用人员需填写《钥匙丢失/损坏报告表》，说明丢失或损坏的原因、经过等情况，由部门负责人审核后交物业管理部门备案。

五、