物业电话使用规章.doc

物业电话使用规章

物业电话使用规章

一、总则

1.目的：为加强公司物业电话的管理，确保电话通讯的顺畅与高效，合理利用通讯资源，规范员工对物业电话的使用行为，特制定本规章。

2.适用范围：本规章适用于本物业公司全体员工在工作期间对公司配备的物业电话的使用。

3.管理原则：遵循统一管理、合理使用、保障工作、节约成本的原则，确保物业电话能够满足公司与业主沟通及各项工作开展的需求。

二、电话配备与登记

1.电话配备标准

-根据各部门工作职能和业务需求，综合考虑员工数量、工作任务量等因素，合理配备物业电话。一般情况下，客服部门每[X]名员工配备一部固定电话，维修部门每[X]个工作小组配备一部固定电话，并为外勤人员配备相应数量的移动电话。

-对于特殊岗位，如物业经理、安全主管等，根据工作实际需要，可单独配备固定电话或移动电话。

2.电话登记制度

-新购置的物业电话，无论是固定电话还是移动电话，均需进行详细登记。登记内容包括电话设备的品牌、型号、编号、购置日期、所属部门、使用人等信息。

-设备编号应具有唯一性，便于管理和识别。固定电话设备编号应在话机显著位置进行标注，移动电话设备编号应记录在专门的设备管理台账中，并与使用人信息进行关联。

-各部门指定专人负责本部门电话设备的登记工作，并定期将登记信息汇总至公司行政部门。行政部门负责建立全公司的物业电话设备总台账，对所有电话设备进行统一管理和动态更新。

三、使用规范

1.工作用途使用规范

-物业电话主要用于与业主沟通服务需求、处理紧急情况、协调工作事务等与公司业务相关的事宜。员工在使用电话时，应明确通话目的，简洁明了地表达内容，避免冗长无效的通话。

-接听业主来电时，必须使用礼貌用语，主动问候“您好，[小区名称]物业为您服务”，并准确记录业主反馈的问题、需求及相关信息。对于业主的咨询，应耐心解答，不得推诿或敷衍。

-拨打电话给业主时，要提前准备好通话内容，确认对方身份后，清晰、准确地说明来电意图。如涉及重要事项，应在通话结束后及时发送书面信息或工作记录给业主进行确认。

-在工作时间内，员工应保持物业电话畅通，不得随意将电话设置为无人接听状态或拒接来电。如因特殊情况需要暂时离开岗位，应提前告知同事代为接听，并做好相关交接工作。

2.私人用途使用规范

-原则上禁止员工使用物业电话处理私人事务。如有紧急情况需要使用，应尽量缩短通话时间，并向部门负责人报备。

-严禁员工长时间占用物业电话进行私人聊天、打游戏等与工作无关的活动。一经发现，将按照公司相关规定进行严肃处理。

-员工在使用物业电话处理私人事务时，不得因私人通话影响正常工作秩序和效率，不得使用公司电话拨打收费声讯台或进行其他产生额外费用的操作。

四、通话费用管理

1.费用预算与控制

-公司行政部门根据各部门的电话使用情况和业务发展需求，每年年初制定物业电话费用预算。预算内容包括固定电话月租费、通话费、移动电话套餐费、流量费等各项费用明细。

-各部门应严格按照预算控制电话费用支出，不得超出预算范围使用电话。如因特殊情况需要增加费用预算，需提前向行政部门提交书面申请，说明原因和预计增加的费用金额，经公司领导审批同意后方可执行。

2.费用核算与分摊

-每月由行政部门负责收集和整理电话费用账单，核对费用明细，确保费用核算的准确性。对于固定电话费用，按照各部门实际使用的电话数量和通话时长进行分摊；对于移动电话费用，按照使用人所属部门进行分摊。

-行政部门应定期将各部门的电话费用分摊情况进行公示，接受全体员工的监督。如员工对费用分摊情况有疑问，可在公示期内向行政部门提出查询和核对申请，行政部门应及时给予答复和处理。

3.费用报销规定

-因工作需要产生的长途电话费用、特殊业务通话费用等，员工应在费用发生后的[X]个工作日内，填写费用报销单，并附上电话费用明细清单和相关通话记录，经部门负责人审核、公司领导审批后，到财务部门办理报销手续。

-报销的电话费用必须真实、合理、合规，严禁虚报、冒领电话费用。对于不符合报销规定的费用，财务部门有权拒绝报销，并将情况反馈给相关部门和人员。

五、设备维护与保养

1.日常维护责任

-物业电话设备的日常维护责任由使用人承担。使用人应妥善保管和使用电话设备，保持设备的清洁卫生，避免因人为原因造成设备损坏。

-每天工作结束前，使用人应对所使用的电话设备进行检查，确保设备处于正常工作状态。如发现设备存在故障或异常情况，应及时记录并向部门负责人报告。

2.定期检查制度

-公司行政部门定期组织