商超费用报销管理细则.doc

商超费用报销管理细则

商超费用报销管理细则

一、总则

1.目的：为加强本商超费用报销管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司资金的有效使用，特制定本细则。

2.适用范围：本细则适用于本商超全体员工，包括正式员工、试用期员工及因工作需要在本商超发生费用支出的其他相关人员。

3.基本原则

-真实性原则：费用报销必须以真实、合法的经济业务为依据，报销人应确保所提供的报销凭证真实可靠。

-合理性原则：费用支出应符合商超的经营管理需要，符合市场行情及公司相关规定，不得虚报、多报。

-及时性原则：员工应在费用发生后的规定时间内办理报销手续，以便财务及时核算和处理。

-审批流程原则：所有费用报销必须按照规定的审批流程进行，未经审批或审批不全的报销申请，财务部门不予受理。

二、费用报销凭证要求

1.发票要求

-合法性：报销发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应印有税务监制章、发票号码、开票日期、付款单位名称（必须为本商超全称）、服务内容或商品明细、金额、开票单位发票专用章等内容。

-完整性：发票不得有涂改、挖补、撕毁等痕迹，发票内容应完整、清晰，如有缺失或不清晰的情况，应要求开票单位重新开具。

-真实性：报销发票所反映的经济业务必须真实发生，不得使用虚假发票或与实际业务不符的发票进行报销。对于虚假发票，一经发现，将严肃处理，涉及违法犯罪的，将移交司法机关处理。

2.其他凭证要求

-除发票外，部分费用报销还需提供其他相关凭证，如合同、协议、订单、验收报告、出差审批单、会议通知等。这些凭证应能够证明费用发生的真实性、合理性及必要性。

-自制凭证应规范、清晰，注明费用明细、金额、报销人、审批人等信息，并加盖相关部门印章。

3.凭证粘贴要求

-报销凭证应按照类别、时间顺序进行整理和粘贴，一般应使用公司统一提供的报销粘贴单。

-发票应正面朝上，均匀地粘贴在粘贴单上，不得超出粘贴单边缘。对于较大的发票或单据，可进行适当折叠，使其与粘贴单大小一致。

-粘贴时应确保凭证牢固、平整，便于审核和装订。同时，应在粘贴单上注明凭证的张数、金额合计等信息。

三、费用报销分类及标准

1.差旅费

-定义：差旅费是指员工因工作需要离开本商超所在地，到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮及市内交通等费用。

-交通费用

-飞机票：原则上员工应乘坐经济舱。因特殊情况需乘坐头等舱或商务舱的，须提前经上级领导批准。机票报销时应提供机票行程单及登机牌。

-火车票：员工应优先选择高铁、动车二等座。如需乘坐软卧、硬卧或其他席别，应符合公司规定的职级标准。火车票报销时应提供车票原件。

-长途汽车票：乘坐长途汽车应选择正规运营车辆，报销时提供车票原件。

-市内交通：员工在出差地的市内交通费用，应选择公共交通方式，如地铁、公交车等。因特殊情况需要乘坐出租车的，应在车票背面注明事由、起止地点。市内交通费用实行限额报销，具体标准根据出差地点不同而定，一般一线城市每天不超过[X]元，二线城市每天不超过[X]元，三线及以下城市每天不超过[X]元。

-住宿费用：住宿费用报销标准根据员工职级和出差地点不同设定不同档次。具体标准如下：

-高层管理人员：一线城市每天不超过[X]元，二线城市每天不超过[X]元，三线及以下城市每天不超过[X]元。

-中层管理人员：一线城市每天不超过[X]元，二线城市每天不超过[X]元，三线及以下城市每天不超过[X]元。

-普通员工：一线城市每天不超过[X]元，二线城市每天不超过[X]元，三线及以下城市每天不超过[X]元。

-住宿费用应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、住宿人数、单价等信息。如多人合住，应在发票备注栏注明所有住宿人员姓名。

-餐饮补贴：员工出差期间给予一定的餐饮补贴，补贴标准为每人每天[X]元。餐饮补贴无需提供发票，按实际出差天数计算。如因工作需要发生业务招待费，应单独填写业务招待费报销单，按照业务招待费报销规定执行，且相应出差日期的餐饮补贴减半。

2.业务招待费

-定义：业务招待费是指为开展业务活动、维护客户关系等需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。

-报销标准

-业务招待费应严格控制，遵循必要性和适度性原则。单次业务招待费支出超过[X]元的，须提前经上级领导批准。

-业务招待费报销时应提供详细的招待事由、招待对象、人数、时间、地点等信息，并附上相应的发票、消费清单