酒店设备维修档案管理规定.doc

酒店设备维修档案管理规定

酒店设备维修档案管理规定

一、总则

1.目的

为加强酒店设备维修档案的科学管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为酒店设备的维护、保养、更新改造提供可靠依据，提高设备管理水平，更好地保障酒店的正常运营，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于酒店内所有设备维修档案的管理，包括但不限于客房设备、餐饮设备、厨房设备、空调系统、电梯系统、电气系统、给排水系统等各类设备的维修档案。

3.管理原则

设备维修档案管理遵循集中管理、分类存放、及时更新、方便查阅的原则，确保档案资料能够真实反映设备维修的全过程。

二、档案管理职责分工

1.设备管理部门

-负责制定和完善设备维修档案管理制度，并监督执行。

-收集、整理、审核各部门提交的设备维修记录及相关资料，确保档案内容的准确性和完整性。

-对设备维修档案进行分类、编号、装订、归档，建立电子和纸质档案目录索引，便于查询和检索。

-负责档案的日常保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。

-根据设备的报废、更新等情况，及时对档案进行相应的调整和处理。

2.各使用部门

-明确专人负责本部门设备维修档案资料的收集和整理工作。

-在设备维修过程中，及时记录维修情况，包括维修时间、维修人员、维修内容、更换的零部件等信息，并填写相关维修记录表格。

-维修完成后，将维修记录及相关资料（如维修报告、零部件更换清单、检验报告等）及时提交给设备管理部门。

-配合设备管理部门对档案资料进行核实和补充，确保档案信息的真实性和有效性。

3.财务部门

-负责提供设备采购成本、维修费用等相关财务资料，协助设备管理部门对设备维修档案中的费用信息进行整理和分析。

-对设备更新、报废等涉及财务处理的事项，与设备管理部门进行沟通协调，确保档案记录与财务账目一致。

三、档案内容及分类

1.档案内容

-设备基础资料：包括设备采购合同、设备说明书、设备安装调试记录、设备验收报告等，这些资料是了解设备原始状态和性能的重要依据。

-维修记录：详细记录每次设备维修的时间、维修人员、维修原因、维修内容、维修方法、更换的零部件清单及型号规格等信息。维修记录应能清晰反映设备维修的全过程，为后续的维修分析和预防维护提供数据支持。

-保养记录：记录设备定期保养的时间、保养项目、保养人员等信息，确保设备按照规定的保养周期进行维护，延长设备使用寿命。

-故障分析报告：对于设备出现的重大故障或反复出现的故障，应进行深入的故障分析，形成故障分析报告。报告内容包括故障现象、故障原因分析、采取的解决措施及预防建议等，以便总结经验教训，防止类似故障再次发生。

-零部件更换记录：详细记录设备更换零部件的时间、名称、型号规格、生产厂家、更换原因等信息，建立零部件更换台账，便于跟踪零部件的使用情况和质量状况。

-检验报告：设备维修或保养后，如涉及到相关的检验检测工作，应将检验报告纳入档案管理。检验报告可以是内部检验记录，也可以是第三方专业机构出具的检测报告，确保设备维修后符合相关标准和要求。

-设备改造记录：当设备进行改造时，应记录改造方案、改造实施过程、改造前后设备性能对比等信息，评估设备改造的效果和效益。

-其他相关资料：与设备维修管理有关的其他资料，如设备运行日志、设备巡检记录、技术图纸、操作手册、培训资料等。

2.档案分类

-按设备类型分类：根据酒店设备的不同种类，将档案分为客房设备档案、餐饮设备档案、厨房设备档案、空调系统档案、电梯系统档案、电气系统档案、给排水系统档案等大类。每个大类下再根据具体设备型号和规格进行细分，便于管理和查找。

-按档案性质分类：可分为设备基础档案、维修保养档案、故障档案、零部件档案等。这种分类方式有助于对档案进行针对性的管理和分析，例如通过故障档案可以快速了解设备常见故障类型和原因，通过零部件档案可以掌握零部件的使用和更换情况。

四、档案编号与索引

1.档案编号规则

为便于档案的管理和识别，对每一份设备维修档案进行统一编号。编号采用“设备类型代码+设备编号+档案类别代码+年份+流水号”的格式。

-设备类型代码：用大写英文字母表示，如客房设备用“KF”表示，餐饮设备用“CY”表示，厨房设备用“CF”表示，空调系统用“KT”表示，电梯系统用“DT”表示，电气系统用“DQ”表示，给排水系统用“PS”表示等。

-设备编号：按照酒店设备的编号规则进行填写，每台设备都有唯一的编号，便于定位和识别设备。