（高清版）DB31∕T 1349-2022 机关会议服务管理规范.docxVIP

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CCSA20

DB31

上海市地方标准

DB31/T1349—2022

机关会议服务管理规范

Managementspecificationforgovernmentconventionservices

2022-10-01实施2022-06-28发

2022-10-01实施

上海市市场监督管理局发布

DB31/T1349一2022

目次

前言 I

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4会议服务内容与要求 1

5会议服务机构综合管理要求 3

6会议服务监管评价与改进 5

附录A(资料性)会议用品 6

附录B(资料性)设备保障 8

附录C(资料性)会场巡视、茶水服务 10

附录D(资料性)突发情况处理程序 12

附录E(资料性)仪式服务 14

附录F(资料性)迎宾服务 16

附录G(资料性)会议服务人员仪表、仪态 18

附录H(资料性)呼吸道传染病疫情防控要点 20

参考文献 22

I

DB31/T1349—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由上海市机关事务管理局提出并组织实施。

本文件由上海市社会管理和公共服务标准化技术委员会归口。

本文件起草单位：上海市机关事务管理局、上海展览中心(集团)有限公司、上海市机关事务工作协会、上海市疾病预防控制中心、上海市嘉定区机关事务管理局、上海上勤高级楼宇管理有限公司。

本文件主要起草人：倪一飞、张晓卯、李雪良、赵力蓉、徐骏、徐亮、王泽、张清华、陶巍、秦燕颖、朱仁义、刘军民、萧健、潘学军。

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DB31/T1349—2022

机关会议服务管理规范

1范围

本文件规定了机关会议服务内容与要求、会议服务机构综合管理要求、会议服务监管评价与改进等。本文件适用于由会议服务机构承办的上海市各级机关会议。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件。

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4会议服务内容与要求

4.1需求确认

4.1.1会议服务机构应通过电话、传真、网络等方式受理服务需求。所采用的受理服务方式应方便快捷，受理过程流畅。

4.1.2会议服务机构受理会议服务后，应指定专人负责会议事项对接，宜采用书面形式与委托方确认会议的等级、类别、时间、人数，以及个性化服务需求等。

4.2方案制定

会议服务机构应根据确认的服务需求对会议服务进行策划，形成实施方案，内容包括但不限于：

——职责分工；

——时间安排；

——场地安排；

—会议用品及硬件设施配备；

——突发情况应对措施；

——会议秩序及安全管理；

——个性化服务。

4.3会前准备

4.3.1会场布置

会议服务机构应根据会议委托方要求，完成会场布置。一般会议应在会议召开前30min完成会场布置，重要会议应在会议召开前60min完成会场布置，若委托方对会场布置完成时间另有需求的，会议服务机构应予以配合。

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DB31/T1349—2022

4.3.2布置内容

会议服务机构应将会议服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的服务规范，以保证

每项服务内容都能满足经确认的需求。布置内容包括但不限于：

——布置导引；

——布置签到；

——检查会议用桌、椅，主席台位置，座位格局和座次安排；

——布置台布；

——制作、摆放席卡；

——摆放不同类型麦克风；

——提供纸、笔、橡皮、回形针等文具；

——提供毛巾、纸巾；

——调试灯光；

———调试音响、投影、视频设备；

——调试通讯、网络设备；

——调试空调；

——准备茶具、茶叶、饮用水；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

了解会议程序及个性化服务需求；

——准备电源转换插座、充电器、插电板等备用物品，以及衣帽架、雨伞架等服务设施；

——根据会议委托方要求，配合设置手机存储柜、信号屏蔽器等设施。

4.3.3自查及复查

会场布置完成后由会议服务机构依照会议方案进行会场自查。

会议服务机构自查结束后，将自查情况反馈委托方，并配合委托方复查。

4.3.4会议用品

会议用品相关要求参见附录A。

4.3.5设备保障

设备保障相关要求参见附录B。

4.3.6协同配合

会议服务机构在会议