XX公司合同管理规定.docx

XXXXXX公司合同管理办法

第一章总则

第一条为了明确XXXXXX公司（以下简称“XX公司”）合同审批权限，规范公司合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给公司带来的风险，特制定本办法。

第二条规范公司合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业合法权益。

第二章适用范围

第三条本办法所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利的合同或协议。

第四条本办法适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。

第五条本办法中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门，

第六条本办法中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。

第三章合同分类及签署

第七条行政类合同

1.普通员工的人事合同由行政部盖公章即可生效。

2.经理及以上级别的人事合同由总经理签署。

3.其他行政类合同由总经理签署。

第八条凡涉及授信的合同参照授信管理办法执行。

第九条业务类合同

（一）销售类合同

1.组团或地接的主营业务格式类销售合同由业务经办人员自行签署。

2.其他类的销售合同由业务经办人发起合同审批会签，直至总经理审批签署。

（二）采购类合同

1.我司与其他公司或个人之间2万元及以下的采购合同由业务经办人自行签署。

2.我司与其他公司或个人之间2万元以上的采购合同由业务经办人发起合同审批会签，直至总经理签署。

3.凡涉及预付类的采购合同由业务经办人发起合同审批会签，直至总经理审批签署。

第十条合作类合同

1.我司与其他公司或个人不涉及销售和采购，且由合同对方出示的格式合同，由业务经办部门的经理签署。

2.我司与其他公司或个人不涉及销售和采购，且由我司出示的格式合同由业务经办人员发起合同审批，直至总经理签署。

第四章合同审批

第十一条原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用公司的格式合同，格式合同由行政部统一出具，发起“合同会审单”统一审查。

第十二条各部门草拟的合同文本，由业务部门经办人发起会签程序，逐级审查直至签署领导审查签署，并将“合同会审单”作为合同附件交于行政部归档管理。

第五章合同管理

第十三条合同经办人应对自谈判起至合同履行完毕全过程负责，妥善保管存储在计算机内外设系统（如硬盘、软盘、优盘、数据卡和记忆棒等）和存储在其他电子记录系统（如数码相机、手机等）中的电子文档和合同纸质文档。

第十四条各部门自行签署的合同由其部门指派专人归档管理，登记归存合同签订、履行、变更、终止及纠纷处理等相关文档，保管合同及其修订文本的原件及相关的合同附件、往来函件、传真、备忘录、财务结算相关票证的复印件等书面材料。

第十四条会签合同由行政部统一归档管理，合同经办人在合同双方签订合同后，将合同原件、相关合同附件、往来函件、传真、备忘录、财务结算相关票证的复印件等交于行政部。

第十五条凡涉及价格和财务核算类合同，合同经办人原则上需为我方保留两份原件，合同签订后将一份合同原件交于财务部留存管理；若合同原件只有一份，合同经办人将合同复印件加盖行政部公章交于财务部留存管理。

第十六条合同文件往来交接须以“文件交接登记表”作为交接（附表1）依据。

第六章罚则

第十七条业务经办人员在签署合同时，未按公司办法操作，情节较轻且未造成公司经济损失者，由主管领导批评教育或经济处罚；情节严重且造成公司经济损失者，由总经理办公会商议责任承担及处罚；直至追究经办人法律责任。

第八章附则

第十八条本方案由行政部负责制定、修改、解释。

第十九条本办法审核通过之日起执行，此办法出台前已执行的合同参照本办法完善。

合同会签审批表

项目名称

合同名称

合同类别

合同编号

合同金额

￥：

大写：

合同说明

承办部门

承办人

合作方

名称

地址

联系人

联系电话

承办部门意见

法务管理部门意见

财务部门意见

分管领导意见

财务总监意见

总经理意见