财务物资采购合同制度​.doc

财务物资采购合同制度?

财务物资采购合同制度

一、总则

1.目的

为加强本高端幼儿园财务物资采购合同的管理，规范采购合同的签订、执行、监督与结算等行为，保障幼儿园物资供应的质量与及时性，维护幼儿园的合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于幼儿园因教学、办公、生活等各项活动所需物资采购所签订的各类合同。包括但不限于教学设备采购合同、办公用品采购合同、食品及生活用品采购合同等。

3.职责分工

-采购部门：负责物资采购的需求调研、供应商寻找与筛选、采购合同的起草与谈判、合同的执行与跟进等工作。

-财务部门：负责对采购合同的财务条款进行审核，包括预算匹配、付款方式、价格合理性等；监督合同执行过程中的资金流动情况；参与采购合同的结算工作。

-使用部门：负责提出物资采购需求，提供详细的技术规格和质量要求；参与采购合同技术条款的审核；负责对采购物资进行验收。

-法务部门（如有）：负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，对合同风险进行评估，并提供法律意见；处理采购合同纠纷等法律事务。

-园领导：负责对重大采购合同进行审批，确保采购活动符合幼儿园整体发展战略和财务预算安排。

二、采购合同签订前的管理

1.采购需求申报

-使用部门根据教学、办公等实际需求，填写《物资采购需求申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计使用时间等信息。

-将《物资采购需求申请表》提交给采购部门，采购部门对需求进行初步审核，核实需求的合理性与必要性，并与使用部门沟通确认。

2.供应商选择与评估

-采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。

-对供应商进行初步筛选，评估其经营资质、信誉状况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以要求供应商提供营业执照副本、税务登记证、产品质量认证文件等相关资料。

-对于重要物资的供应商，采购部门应组织实地考察，了解供应商的生产场地、生产设备、质量管理体系等实际情况。考察人员应撰写《供应商考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。

-建立供应商评估机制，定期对供应商进行评估打分，根据评估结果对供应商进行分类管理，分为优秀、合格、不合格等类别，对于不合格供应商应及时淘汰。

3.采购合同谈判

-采购部门根据采购需求和供应商筛选情况，选定意向供应商后，组织与供应商进行合同谈判。谈判人员应包括采购人员、财务人员、使用部门代表等，必要时邀请法务人员参加。

-谈判内容应涵盖物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务、违约责任等合同条款。谈判过程中，应充分维护幼儿园的利益，争取最有利的合同条件。

-谈判过程应做好记录，形成《采购合同谈判记录》，记录谈判双方的观点、达成的共识以及分歧点等信息。

4.采购合同起草与审核

-采购部门根据谈判结果，起草采购合同文本。合同应采用规范的格式，明确双方的权利和义务，条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或产生歧义。

-合同起草完成后，采购部门将合同文本提交给财务部门、使用部门、法务部门（如有）进行审核。

-财务部门审核：重点审核合同中的财务条款，包括采购价格是否符合预算安排，付款方式是否合理，是否存在财务风险等。审核后填写《采购合同财务审核意见表》。

-使用部门审核：审核合同中的技术规格、质量要求、交货期等条款是否符合实际需求，确保采购物资能够满足教学、办公等工作的正常开展。审核后填写《采购合同使用部门审核意见表》。

-法务部门（如有）审核：对合同的合法性、合规性进行审核，检查合同条款是否符合法律法规的要求，是否存在法律风险和漏洞。审核后填写《采购合同法务审核意见表》。

-各部门审核完成后，将审核意见反馈给采购部门。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善，如存在重大分歧，应组织相关部门再次进行沟通协商。

5.采购合同审批与签订

-经过各部门审核修改后的采购合同，由采购部门提交给园领导进行审批。园领导根据幼儿园的整体发展战略、财务预算等情况，对合同进行最终审批。

-对于重大采购合同（如采购金额较大、对幼儿园发展具有重要影响的合同），应经过园务委员会讨论通过后，再由园领导审批。

-经园领导审批通过的采购合同，由采购部门负责与供应商签订。签订合同的代表应具有相应的授权，合同签订应加盖双方单位的公章或合同专用章。

-采购部门应将签订后的采购合同副本分别送财务部门、使用部门、法务部门（如有）等相关部门存档备案。

三、采购合同执行过程中的管理

1.合同