行政档案整理归档制度.doc

行政档案整理归档制度

一、总则

1.目的

为加强本高端宾馆行政档案管理，规范行政档案的整理与归档工作，确保行政档案的完整性、准确性和系统性，有效保护和利用行政档案资源，为宾馆的运营、决策和发展提供有力支持，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于宾馆内所有涉及行政档案整理归档工作的部门和人员。行政档案涵盖宾馆在行政管理活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括但不限于公文、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案相关的行政管理部分等。

3.基本原则

-真实性原则：行政档案的整理归档必须基于真实发生的行政管理活动，确保档案内容真实可靠。

-完整性原则：全面收集、整理和归档与行政管理相关的各类文件资料，保证档案的完整无缺。

-准确性原则：对档案内容进行准确分类、编目和记录，确保档案信息的准确无误。

-规范性原则：严格按照既定的流程和标准进行档案整理归档工作，保证档案管理的规范性和一致性。

-保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及宾馆机密的行政档案采取相应的保密措施，确保档案信息不泄露。

二、职责分工

1.行政主管部门

-负责制定和完善行政档案整理归档制度，并监督制度的执行情况。

-统筹协调宾馆行政档案的整理归档工作，指导各部门开展档案整理工作。

-负责接收、整理、保管和提供利用宾馆综合性行政档案，包括但不限于宾馆级的公文、会议纪要、重大决策文件等。

-对各部门行政档案整理归档工作进行检查和考核，定期组织档案工作培训和交流活动。

2.各部门

-负责本部门行政档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。

-按照行政主管部门的要求，定期将整理好的档案移交至行政主管部门，并办理交接手续。

-协助行政主管部门开展档案整理归档工作的检查、考核和其他相关工作。

3.档案管理人员

-在行政主管部门的领导下，具体负责行政档案的整理、编目、装订、上架等归档工作。

-对接收的档案进行审核，确保档案符合整理归档要求，对不符合要求的档案及时退回相关部门整改。

-负责档案库房的日常管理，包括档案的保管、安全防护、统计等工作，确保档案的安全和完整。

-按照规定为宾馆内部各部门和人员提供档案查阅、借阅等服务，并做好相关记录。

三、档案收集

1.收集范围

-上级文件：上级主管部门下发的各类公文、政策法规文件、通知、批复等。

-本级文件：宾馆制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告、会议纪要、领导讲话、决定、决议等。

-下级文件：各部门上报的请示、报告、工作总结、统计报表等。

-会议文件：宾馆各类会议形成的会议通知、会议议程、会议材料、会议记录、会议纪要等。

-人事档案相关行政资料：员工入职、离职、调动、晋升等手续文件，员工培训记录、考核评价材料等。

-财务档案相关行政资料：财务预算、决算报告，财务审计报告，财务管理制度等涉及行政管理方面的文件。

-合同协议：宾馆签订的各类合同、协议，包括但不限于采购合同、租赁合同、服务合同等。

-声像资料：宾馆重要活动、会议、领导视察等形成的照片、录音、录像等资料。

-其他资料：与宾馆行政管理活动相关的其他有保存价值的文件、资料、图表、信函等。

2.收集要求

-及时收集：各部门和人员应在文件资料形成或获取后的规定时间内进行收集，确保档案资料的及时性。一般情况下，常规文件应在形成后的一周内收集，重要文件应在形成后的24小时内收集。

-齐全完整：收集的档案资料应涵盖文件的正件、附件、底稿等，确保档案内容的齐全完整。对于成套的文件资料，应保证其完整性，不得遗漏任何部分。

-真实有效：收集的档案资料必须是真实、有效的原始文件，不得伪造、篡改档案内容。对于电子文件，应确保其来源可靠，格式规范，能够准确反映行政管理活动的实际情况。

3.收集流程

-各部门内部收集：各部门指定专人负责本部门行政档案的收集工作。文件资料形成或获取后，由承办人及时将文件移交至部门档案收集责任人。收集责任人对收集的文件进行初步审核，检查文件的完整性、准确性和真实性，符合要求的文件进行登记，不符合要求的文件退回承办人补充或修正。

-部门间文件收集：涉及多个部门的文件资料，由主办部门负责收集。主办部门应及时与协办部门沟通协调，确保协办部门按时将相关文件资料移交至主办部门。主办部门对收集的所有文件进行汇总整理，统一登记。

-定期移交：各部门档案收集责任人应按照规定的时间间隔（一般为每月一次）将本部门收集整理好