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会议室预约管理制度范本

一、制度概述

1.制度目的：为规范会议室使用，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。

2.适用范围：适用于公司内部所有会议室的使用和管理。

3.管理原则：公平、公开、高效、节约。

4.责任主体：会议室管理员负责会议室的预约、使用和管理工作。

5.预约方式：采用线上预约系统，方便快捷。

6.使用时间：会议室开放时间为每日8:00-18:00，具体使用时间根据预约情况确定。

7.会议室功能：会议室主要用于召开公司内部会议、培训、研讨等活动。

8.会议室设施：会议室配备投影仪、音响、白板等基本设施。

9.制度修订：本制度根据实际情况进行修订，修订后的制度自发布之日起实施。

10.违规处理：违反本制度者，将按公司相关规定进行处理。

二、预约流程

1.预约申请：用户需通过线上预约系统提交会议室预约申请，包括会议主题、参会人员、预计开始时间和结束时间等信息。

2.预约审核：会议室管理员在收到预约申请后，根据会议室可用情况和申请内容进行审核。

3.预约确认：审核通过后，管理员将向预约者发送确认邮件或短信，告知预约成功。

4.预约变更：如需变更预约时间或取消预约，用户需在预约系统中进行操作，并及时通知会议室管理员。

5.预约取消：如预约会议因故取消，用户需在预约系统中取消预约，并提前通知会议室管理员，以便管理员及时调整会议室使用计划。

6.预约记录：会议室管理员将保留所有预约记录，以便于查询和统计。

7.预约优先级：如遇多个预约冲突，将根据预约时间的先后顺序进行安排。

8.预约通知：预约成功后，会议室管理员将向预约者发送预约通知，包括会议室具体位置、设施使用说明等。

9.预约限制：为保证会议室的公平使用，同一用户或部门每月的预约次数将设有上限。

10.预约反馈：会议结束后，用户需对会议室的使用情况进行评价和反馈，以便管理员持续改进会议室管理。

三、使用规范

1.会议室使用需提前预约，未经预约不得使用。

2.预约者需在会议开始前15分钟到达会议室，做好会议准备工作。

3.会议开始后，未经允许不得随意进入或离开会议室。

4.保持会议室整洁，不得在会议室饮食，禁止乱扔垃圾。

5.使用会议室设施时，应遵循相关操作规程，确保设备安全。

6.如需调整会议室布局，需征得会议室管理员的同意。

7.会议期间，保持安静，不得大声喧哗，影响他人。

8.遵守会议纪律，不得迟到、早退，如有特殊情况需及时通知会议室管理员。

9.会议室内的电子设备使用，不得影响他人正常工作和会议秩序。

10.会议室使用结束后，预约者需关闭所有电子设备，整理会议室，确保设施完好无损。

四、违规处理

1.未预约或超时使用会议室，将按每次50元的标准收取违约金。

2.预约后未按时通知取消，且未在会议开始前15分钟到达，视为违约，将扣除当次预约机会。

3.预约时提供虚假信息或未按时提供参会人员名单，一经发现，取消其一个月内预约资格。

4.在会议室饮食或乱扔垃圾，将视情节轻重，给予警告或处以100元至500元不等的罚款。

5.损坏会议室设施设备，按原价或评估价赔偿。

6.在会议室大声喧哗或影响他人，第一次警告，再次发生将处以100元罚款。

7.违反会议纪律，如迟到、早退，将视情节轻重，给予警告或处以50元至200元不等的罚款。

8.预约时未按时提供会议内容，导致会议室无法正常使用，将扣除当次预约机会。

9.预约者未在会议结束后对会议室进行清洁，将处以100元至200元的罚款。

10.对故意破坏会议室设施或恶意违反规定的行为，将按公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、停职甚至解雇。

五、责任与监督

1.会议室管理员负责制定和执行本制度，确保会议室的合理使用。

2.管理员需定期检查会议室设施设备的维护状况，确保其正常运行。

3.管理员需对预约者进行指导和监督，确保预约流程的规范性和使用的正确性。

4.管理员需记录并分析会议室使用数据，以便于优化资源配置和提高使用效率。

5.管理员需对违规使用会议室的行为进行记录和处理，并上报相关部门。

6.预约者有责任遵守本制度，对违反规定的行为有义务进行监督和举报。

7.公司领导层对会议室管理制度的执行情况进行监督，确保制度的有效性。

8.人事部门负责对违反会议室管理制度的行为进行考核，并在必要时采取相应的纪律处分。

9.财务部门负责对违规使用会议室产生的费用进行核算和收取。

10.各部门应积极配合会议室管理，共同维护良好的会议环境和工作秩序。

六、培训与沟通

1.公司将定期组织会议室使用培训，提高员工对会议室设施和制度的了解。

2.培训内容将包括会议室预约流程、设施操作规范、使用注意事项等。

3.管理员需对预约者