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大数据视域下事业单位档案管理的优化路径研究

摘要：档案管理是我国事业单位最基础、最重要的工作任务之一，贯穿于事业单位业务体系之中。随着大数据时代的到来，传统档案管理模式已不适应社会发展的需求，对事业单位档案管理进行优化是信息技术发展的题中之义和必然要求。同时大数据对于事业单位档案管理的作用不言而喻。基于对事业单位档案管理的SWOT分析有利于深入了解事业单位档案管理并得出有针对性的优化路径。大数据视域下，优化事业单位档案管理的路径必须加强对档案管理的重视、建立健全档案管理机制、提高档案管理人员的专业素质。

关键词：大数据;事业单位;档案管理;路径

档案管理是国家档案事业最基本的组成部分，亦是我国事业单位最基础的管理工作之一，其水平直接關乎事业单位发展的持续性与稳定性。随着互联网的迅猛发展，包括大数据、云计算、区块链在内的各类信息技术都取得了翻天覆地的进步，各行各业均与大数据等信息技术产生了一定程度的结合，事业单位的档案管理工作亦不例外。这恰好为破解事业单位档案管理面临的困境，以及优化路径提供了思路。新时期，高度重视事业单位档案管理，以全新的视角创新事业单位档案管理路径，本质上是我国社会发展的根本需求，是推动国家发展、社会进步的关键举措。

一、大数据视域与事业单位档案管理概述

（一）大数据与事业单位档案管理

1.大数据

数据已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡。对于“大数据”，麦肯锡全球研究所给出的定义是：“一种规模大到在获取、储存、管理、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。”[1]随着云时代的来临，作为高科技时代产物的大数据吸引了越来越多的关注，应用到社会各个领域并越来越彰显其优势。

2.事业单位档案管理

我国事业单位的档案管理始于上世纪70年代，在数十年的发展实践中形成了相对完善的管理机制，积累了丰富的实践经验。

事业单位是我国经济社会发展中非常重要的组成部分，是推动社会发展的重要力量，而档案管理则是事业单位高质量发展的基础支撑。作为事业单位最基础、最重要的工作任务之一，档案管理工作贯穿于整个事业单位业务体系当中。“事业单位中档案管理工作能否有序地开展，对于事业单位发展、社会经济稳定，都有着非常重要的作用。只有不断地提升档案管理水平，才能够确保事业单位实现顺利、稳定的发展。”[2]

（二）大数据建之于事业单位档案管理的重要意义

1.降低事业单位档案管理成本

传统的档案管理需要使用纸张保管，尽管每张纸的成本很小，但大量使用纸质档案仍然带来两大问题，首先是因为纸张用量巨大而导致成本上升，其次是因为纸质档案的保存占据存储空间巨大也会增加成本。然而在大数据时代，数据存储借助各种移动介质以及网络空间，不仅使档案管理成本就显著下降，而且因占用空间小带来消耗的空间成本大幅降低。尤其是在当前一些移动介质已经能够进行批量化生产和一台服务器的储存空间也非常大的前提下，前期不需要进行大量投资，过程中很少使用甚至不使用纸张，在纸张方面的成本也大大下降。因此，在大数据的支持下，建立数字档案能够为事业单位降低档案管理成本。

2.保证事业单位档案保存质量

在大数据时代之前，我国事业单位的档案以纸质保存方法为主，部分采用数字档案。这种保存方法的安全风险系数较高，特别是纸质的档案容易受风化破损等影响而出现纸张老化，这种情况很难对纸张进行修复。另外，档案的特殊性质决定其不可以任意复制更改。数字档案尽管存储在硬盘、U盘等空间，但依旧不可避免如移动存储介质空间较小的问题，有时也容易因为格式化等问题导致数据损坏、丢失等情况。不过在大数据时代，云储存很好地解决了这个问题，云存储使用安全性能很高的专用服务器，档案的保存时间无限延长，充分保证了档案的保存质量。

3.提高事业单位档案利用效率

在过去很长一段时间里，我国档案的主要管理方式采用纸质档案管理方法。尽管纸质档案是对信息的原始的精准记录，但是随着事业单位的发展，档案数量激增，这种方法使档案的整理和档案的查询难度加大，不仅浪费大量的时间，不利于工作的开展，还会影响生产力的提升。而在大数据时代，利用大数据分析等技术手段，档案信息的录入、管理、分类、整理查询都变得方便快捷，流程大部分都是自动化，准确率很高。信息资源的纵向及横向连接，进一步增强了档案信息分析的深度及广度，大大提高了档案资源的管理与利用效率。

二、事业单位档案管理SWOT分析

SWOT分析应用广泛，是人们最熟悉的战略分析工具。它通过运用系统分析思维，使研究特定对象的资源、能力与外部环境达成战略性匹配。SWOT分析能让研究对象聚焦内部优势、利用外部机会，规避内部劣势、抵消外部威胁，在自身“能