某小学档案库房管理细则​.doc

某小学档案库房管理细则?

某小学档案库房管理细则

一、总则

1.为加强学校档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关档案管理规定，结合本校实际情况，特制定本细则。

2.档案库房是学校保存各类档案的重要场所，应遵循科学、规范、安全的管理原则。

二、档案库房设施与环境

1.库房选址与布局

-档案库房应选择在地势较高、干燥、通风良好的位置，避免靠近水源、火源及易受自然灾害影响的区域。

-库房内部布局应合理，划分出档案存放区、整理区、查阅区等不同功能区域，并有明显的标识。

2.基本设施配备

-配备坚固耐用的档案架、档案柜等存储设备，根据档案类别和数量合理规划存储空间。

-安装防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光等设施设备。如配备灭火器、烟雾报警器；安装防盗门、监控摄像头；设置除湿机、空调调节温湿度；放置防虫药品；安装遮光窗帘等。

-配备必要的清洁工具，保持库房环境整洁。

3.温湿度控制

-档案库房的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

-每天定时记录温湿度数据，发现温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。

三、档案入库管理

1.归档要求

-各部门应按照学校档案管理制度的规定，定期将应归档的文件、资料整理好，移交至档案库房。

-归档的档案应齐全、完整，分类准确，编号规范，装订整齐，并编制详细的归档目录。

2.入库验收

-档案管理人员对移交的档案进行认真验收，检查档案的数量、质量、完整性以及归档目录的准确性。

-验收合格后，档案管理人员与移交人员在归档清单上签字确认，完成档案交接手续。

3.上架存放

-档案入库后，应按照分类方案和编号顺序，依次上架存放，确保排列整齐，便于查找和管理。

-对不同保管期限、密级的档案应分别存放，并设置明显标识。

四、档案保管与维护

1.日常巡查

-档案管理人员应每天对档案库房进行巡查，检查库房设施设备运行情况、档案存放状况以及温湿度等环境条件。

-巡查过程中如发现异常情况，如档案损坏、设施设备故障等，应及时记录并采取相应的处理措施。

2.定期盘点

-每学期对档案进行一次全面盘点，核对档案数量、编号等信息，确保账物相符。

-盘点结束后，编制盘点报告，对发现的问题及时整改。

3.档案修复与保护

-对破损、褪色的档案，应及时进行修复和抢救。修复工作应遵循档案保护技术规范，确保档案内容的完整性和可读性。

-定期对档案进行检查，发现有虫害、霉变等情况，应立即采取相应的防治措施。

五、档案查阅与借阅管理

1.查阅制度

-校内人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案库房查阅。

-查阅档案应在指定的查阅区域进行，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、圈划、批注、污损档案。

-档案管理人员应监督查阅过程，确保档案安全。查阅结束后，查阅人员应在档案管理人员的监督下，将档案归还原位。

2.借阅制度

-校内人员因特殊工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和学校分管领导签字批准后，方可办理借阅手续。

-档案借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。

-借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或涂改。借阅期满后，应按时归还档案。档案管理人员对归还的档案进行认真检查，确认无误后办理归还手续。

-校外单位或个人查阅、借阅学校档案，应持单位介绍信，并经学校校长批准后，按照校内查阅、借阅的相关规定办理手续。

六、档案保密管理

1.保密制度

-档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密制度，保守档案机密。

-对涉及国家机密、学校商业秘密以及个人隐私等敏感信息的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅和借阅范围。

-档案库房应设置明显的保密标识，非档案管理人员未经许可不得进入库房。

2.密级管理

-按照档案的密级，对档案进行分类管理。不同密级的档案应分别存放，并采取相应的保密措施。

-查阅、借阅密级档案，应严格履行审批手续，审批权限根据档案密级确定。查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。

七、档案数字化管理

1.数字化工作要求

-积极推进档案数字化建设，逐步将纸质档案转化为电子档案，提高档案管理效率和利用水平。

-档案数字化过